ELO und digitale Akten
Dokumentenmanagement, Workflows, Personalakten und Postkörbe passend einrichten.
ELO-Lösungen
Systemintegration und Schnittstellen
Systeme für Dokumente und Daten verbinden.
GAA verbindet Dokumentenerfassung, Prüfregeln und Workflows mit Ihrer vorhandenen Systemlandschaft. Für SAP, ELO, Microsoft 365 und DATEV wird festgelegt, welche Informationen übernommen werden, wo die fachliche Bearbeitung stattfindet und wie Ergebnisse zurückgemeldet werden. Software, Einrichtung, Test und laufende Betreuung werden auf den konkreten Dokumentenprozess abgestimmt.
Software als Teil Ihrer digitalen Gesamtlösung
Sie möchten Dokumenteneingang, Datenaufbereitung, Fachbearbeitung und Betrieb gemeinsam verbessern? GAA verbindet die passende Software und Systemintegration mit Digitalisierung, KI-Dokumentenverarbeitung, Migration und laufendem Service.
Software, Migration und Betrieb
Personalabteilungen und ELO HR
HR-Anforderungen, Aktenstruktur und Zugriffsrollen zusammen planen.
Personalakten und ELO HRAnbieterunabhängige Migration
Daten und Akten in das von Ihnen bereitgestellte Zielsystem überführen.
MigrationKI und Erfassung
Dokumentenerkennung und Datenerfassung in den Prozess integrieren.
KI-DokumentenverarbeitungGAA Cloud und Betreuung
Betriebsaufgaben, Hosting und technische Verantwortung abstimmen.
Cloud und BetriebBeratung und Einführung
Anforderungen aufnehmen und Software, Schnittstellen und Einführung planen.
BeratungMigration in Ihr Zielsystem – unabhängig vom Hersteller
Beim Wechsel eines Personalakten-, DMS- oder Archivsystems übernimmt GAA die Dokumenten- und Aktenbestände und bereitet sie auf eine einheitliche Zielstruktur vor. Sie stellen die neue Anwendung bereit. Wir stimmen Exporte, Feldzuordnungen, Datenformate und Importwege mit Ihrer IT beziehungsweise dem Zielsystemanbieter ab.
Aktenkennungen, Dokumentenklassen und Metadaten werden nach dokumentierten Regeln übertragen. Testimporte prüfen die Zuordnung und Nutzbarkeit im Ziel. Fehlermeldungen, Nachläufe und der fachliche Abgleich gehören zum vereinbarten Übernahmeprozess.
Software- und Personalaktenmigration planenEine Übergabe braucht klare Verantwortung
Eine Schnittstelle ist dann im Arbeitsalltag hilfreich, wenn Dokumente und Daten am richtigen Ort ankommen und Rückmeldungen bearbeitet werden. Wir klären deshalb das führende System für Stamm- und Bewegungsdaten, die zu übertragenden Felder, den Dokumentenbezug und die Zuständigkeit bei Fehlern.
Produktversion, Module, Lizenzen und verfügbare Schnittstellen bestimmen den konkreten Umfang. GAA entwickelt die passende Verbindung für Ihren Anwendungsfall und stimmt sie mit Ihrer IT sowie den beteiligten Systemverantwortlichen ab.
Vier Integrationsprofile für konkrete Arbeitsabläufe
SAP: Rechnungsdaten und Belege für den Fachprozess
GAA bereitet eingehende Rechnungen und vereinbarte Begleitunterlagen auf. Dokumentenmerkmale und relevante Daten werden erfasst und nach den festgelegten Regeln geprüft. Beleg- und Bestellbezüge, Pflichtfelder und Übergabeweg werden mit Ihrer SAP-Landschaft abgestimmt. SAP bleibt für die dort festgelegten Stamm-, Bestell- und Buchungsdaten führend. Technische Rückmeldungen und fachliche Klärungsfälle erhalten getrennte Bearbeitungswege.
ELO: vom Eingang zur digitalen Akte und zum Workflow
Dokumente und Metadaten werden in die vorgesehene ELO-Struktur überführt. Dokumentenklassen, Pflichtfelder und Rechte bestimmen Ablage und Recherche. Darauf können Freigaben, Aufgaben und weitere Schritte aufbauen. GAA stellt passende ELO-Lösungen bereit, begleitet Konfiguration und Einführung und verbindet die Dokumentenverarbeitung mit vorhandenen Anwendungen. Migration, Betreuung und Betrieb lassen sich im Projekt ergänzen.
Microsoft 365: E-Mails und Anhänge geordnet weiterverarbeiten
Aus vereinbarten Postfächern werden E-Mails und Anhänge in den Dokumentenprozess übernommen. Gemeinsam genutzte Postfächer, Berechtigungen, Dokumentenbezüge und wiederholte Eingänge werden in der Konzeption berücksichtigt. Gemeinsam wird festgelegt, welche Aufgaben in Microsoft 365 bleiben und welche Verarbeitung im DMS oder Fachsystem erfolgt. So entstehen definierte Übergaben zwischen Kommunikation und fachlicher Bearbeitung.
DATEV: Belege und Buchhaltungsprozess zusammenführen
GAA bereitet relevante Belegdaten und Dokumentenbezüge für die vorgesehene DATEV-Verarbeitung auf. Welche Daten und Statusinformationen übergeben werden, richtet sich nach den eingesetzten Produkten und der verfügbaren Anbindung. ELO kann die Dokumentenablage und vereinbarte Freigabeschritte ergänzen. Korrekturen und Rückfragen erhalten einen nachvollziehbaren Weg zurück in die Bearbeitung.
Einrichtung, Test und Abnahme gemeinsam planen
Daten und Dokumente festlegen
Felder, Formate, eindeutige Bezüge und führende Systeme beschreiben.
Reguläre und schwierige Fälle testen
Einen vollständigen Vorgang ebenso prüfen wie fehlende Pflichtangaben, wiederholte Eingänge und fehlerhafte Übergaben.
Rückmeldung und Wiederaufnahme prüfen
Technische Fehler sichtbar machen, Zuständigkeiten testen und eine vereinbarte erneute Übertragung nachvollziehen.
Abnahme und Betrieb vereinbaren
Erwartete Ergebnisse dokumentieren sowie Überwachung, Support und Änderungsverfahren dem jeweiligen Verantwortlichen zuordnen.
Was den Integrationsaufwand bestimmt
Wesentliche Faktoren sind die Zahl der beteiligten Systeme, verfügbare Schnittstellen, Datenqualität und die fachlichen Prüfungen. Hinzu kommen Berechtigungskonzepte, Testumgebungen und die gewünschte Rückmeldung. Der Auftrag kann eine einzelne Übergabe oder den durchgängigen Prozess einschließlich laufender Verarbeitung und Betrieb umfassen.
Für das erste Gespräch helfen die eingesetzten Produkte und Versionen, eine Beschreibung heutiger manueller Übertragungen sowie ein typischer Vorgang. Daraus grenzen wir den Lösungsumfang und die erforderlichen technischen Abstimmungen ein.
Für ERP- und DMS-Systemhäuser
Sie betreuen die Fachanwendung Ihres Kunden und benötigen Unterstützung bei Dokumenteneingang, Datenerfassung oder Bestandsübernahme? GAA kann definierte Verarbeitungsschritte, Digitalisierung und Schnittstellenentwicklung ergänzen. Gemeinsam legen wir Lieferumfang, technische Übergaben, Kundenkommunikation und Supportzuständigkeiten fest. Der Einstieg kann ein klar abgegrenzter Dokumententyp oder eine einzelne Schnittstelle sein. So bleibt erkennbar, welche Aufgabe Ihr Haus und welche GAA übernimmt.
Häufige Fragen zur Systemanbindung
Müssen wir unser bestehendes ERP ersetzen?
Eine Anbindung kann vorhandene Systeme ergänzen. Welche Anpassungen nötig sind, ergibt sich aus dem gewünschten Prozess und den verfügbaren Schnittstellen.
Unterstützt jede Produktversion dieselben Funktionen?
Nein. Module, Versionen, Lizenzen und Schnittstellen werden in der technischen Konzeption berücksichtigt. Der vereinbarte Umfang wird darauf abgestimmt.
Wer bearbeitet Fehler an einer Übergabe?
Zuständigkeiten werden vor dem Betrieb festgelegt. Dazu gehören technische Rückmeldungen, fachliche Klärung, Eskalation und die Voraussetzungen für eine erneute Verarbeitung.
Können wir mit einem einzelnen Prozess beginnen?
Ja. Ein abgegrenzter Eingang oder eine definierte Datenübergabe kann den Einstieg bilden. Weitere Dokumentenarten, Systeme und Bearbeitungsschritte lassen sich anschließend gezielt planen.