Dokumente und Archive bereitstellen
Digitalisierte Unterlagen und digitale Bestände nach der vereinbarten Struktur ablegen und berechtigten Nutzern zugänglich machen.
GAA Cloud und betreuter Betrieb
GAA Cloud. Dokumente und Anwendungen betreiben.
GAA verbindet Cloud-Leistungen mit Dokumentenmanagement, Archivierung und betreutem Betrieb. Auf Grundlage unserer eigenen redundanten Rechenzentren stimmen wir Bereitstellung, Zugriffsrechte, Datensicherung und technische Betreuung auf Ihren Anwendungsfall ab. Sie wählen den benötigten Umfang: Speicher und Hosting als einzelne Leistung oder einen zusammenhängenden Dokumentenprozess einschließlich Software, Verarbeitung und Support.
Welche Aufgabe soll die Cloud für Sie übernehmen?
Ein Dokumentenarchiv, eine Fachanwendung und ein ausgelagerter Verarbeitungsprozess stellen unterschiedliche Anforderungen. Deshalb beginnt die Planung mit der tatsächlichen Nutzung: Welche Personen und Systeme greifen zu? Welche Daten werden verarbeitet? Wie müssen Fachbereiche bei einer Störung weiterarbeiten können?
GAA stellt den vereinbarten Betriebsumfang bereit und verbindet ihn bei Bedarf mit Softwareeinführung, Dokumentenerfassung und Systemintegration. Speicher- und Hosting-Leistungen können auch unabhängig von weiteren GAA-Dienstleistungen vereinbart werden.
Von der Ablage bis zum betreuten Dokumentenprozess
Anwendungen und Schnittstellen betreiben
Die vereinbarte technische Umgebung für Software und Datenübergaben bereitstellen. Zugänge, Verantwortlichkeiten und Änderungen aufeinander abstimmen.
Verarbeitung und Betrieb verbinden
Posteingang, Datenerfassung, Klärung und Dokumentenmanagement mit Hosting und technischer Betreuung zu einem durchgängigen Leistungsumfang verbinden.
Sicherheit und Verfügbarkeit konkret vereinbaren
Eigene redundante Rechenzentren bilden eine Grundlage des GAA-Betriebsangebots. Für Ihren Auftrag werden die benötigte Verfügbarkeit, Datensicherung, Wiederherstellung und Zugriffsverwaltung konkret zugeordnet. Vereinbarte Servicezeiten und Reaktionswege richten sich nach dem gewählten Leistungsumfang.
Zu einem nachvollziehbaren Betriebskonzept gehören außerdem die beteiligten Anwendungen, Datenübergaben, Rollen und Zuständigkeiten. Dabei wird geklärt, welche Aufgaben GAA übernimmt und welche bei Ihrer IT oder einem weiteren Anbieter verbleiben. Schutzbedarf und datenschutzrechtliche Anforderungen fließen in diese Abstimmung ein.
So wird der Übergang vorbereitet
Nutzung und Bestand aufnehmen
Dokumentenarten, Anwendungen, Datenmengen, Nutzer und vorhandene Anbindungen beschreiben.
Betriebsumfang festlegen
Leistungen, Zuständigkeiten, Zugriffsrechte, Servicezeiten und notwendige Wiederherstellungsanforderungen abstimmen.
Einrichtung und Übergaben testen
Berechtigten Zugriff, Datenübernahme und vereinbarte Schnittstellen anhand repräsentativer Fälle prüfen.
Übernahme und Betreuung organisieren
Abnahmekriterien, Ansprechpartner, Supportwege und den Umgang mit Änderungen für den laufenden Betrieb festhalten.
Kosten und Leistungsumfang nachvollziehbar abgrenzen
Der Bedarf ergibt sich unter anderem aus Speicherumfang, Datenwachstum, eingesetzten Anwendungen, Nutzerzahl und Schnittstellen. Hinzu kommen Anforderungen an Betreuung, Datensicherung und Verfügbarkeit. Ob eine Cloud-Lösung wirtschaftlich passt, wird anhand dieser Nutzung und der erforderlichen Leistungen betrachtet.
Für einen späteren Systemwechsel werden die vereinbarten Export- und Übergabemöglichkeiten berücksichtigt. Wenn vorhandene Dokumentenbestände übernommen werden sollen, können Bestandsanalyse, Aufbereitung und Archivmigration als eigener Projektumfang eingeplant werden.
Häufige Fragen zur GAA Cloud
Können wir nur Speicher oder Hosting beauftragen?
Ja. Diese Leistungen können unabhängig von weiteren GAA-Dienstleistungen vereinbart werden. Der geeignete Umfang wird anhand Ihrer Anwendung und der benötigten Betreuung abgestimmt.
Sind Servicezeiten und Verfügbarkeit für alle Kunden gleich?
Sie richten sich nach dem vereinbarten Betriebsmodell und Leistungsumfang. Im Projekt werden die benötigten Zeiten, Zuständigkeiten und Eskalationswege konkret festgelegt.
Kann unsere bestehende Anwendung angebunden werden?
Die technische Eignung und verfügbare Schnittstellen werden geprüft. Dabei werden Zugriffe, Datenwege, Lizenzen und die Verantwortung für die Anwendung berücksichtigt.
Wie kommen vorhandene Dokumente in die neue Umgebung?
Für bestehende Archive werden Exportmöglichkeiten, Zielstruktur und erforderlicher Abgleich aufgenommen. Die Übernahme kann als gesonderte Archivmigration geplant und geprüft werden.