Dokumenten- und Archivmigration in Ihr Zielsystem.

GAA migriert Dokumente und Akten aus bestehenden Personalaktensystemen in das von Ihnen bereitgestellte Zielsystem – herstellerunabhängig. Vor der Übernahme vereinheitlichen wir unterschiedliche Aktenstrukturen, Dokumentenklassen und Metadaten nach dem gemeinsam festgelegten Zielmodell. So entsteht aus gewachsenen Beständen eine konsistente Grundlage für Ihre neue Anwendung.

Ob mehrere Standorte unterschiedlich abgelegt haben, verschiedene Vorsysteme zusammengeführt werden oder Papierakten den digitalen Bestand ergänzen: Wir ordnen die Dokumente nach einheitlichen Regeln der richtigen Personalakte und Dokumentenart zu. Sie bestimmen das Zielsystem und die gewünschte Struktur; GAA übernimmt die vereinbarte Aufbereitung, Zuordnung und Migration.

• Bestände und Exporte aus den beteiligten HR-, DMS- oder Archivsystemen aufnehmen.
• Aktenplan, Register, Dokumentenklassen, Benennungen und Metadaten vereinheitlichen.
• Personalnummern, Aktenkennungen und Organisationszugehörigkeit nach abgestimmten Regeln zuordnen.
• Dubletten, fehlende Zuordnungen und widersprüchliche Angaben als Klärfälle ausweisen.
• Dokumente und vereinbarte Akteninformationen über abgestimmte Importwege ins Kundenzielsystem übertragen.
• Vollständigkeit, Struktur, Auffindbarkeit und Zugriffsrechte im Zielbestand prüfen und abnehmen.

Ein Beispiel: Ein Standort führt Arbeitsverträge unter „Verträge“, ein anderer unter „Eintritt“, ein drittes System verwendet Dokumentencodes. GAA überführt diese Ablagen in die vereinbarte Dokumentenklasse „Arbeitsvertrag“ und ordnet die Unterlagen anhand der abgestimmten Kennungen der jeweiligen Personalakte zu. Die Herkunft und die angewandte Zuordnungsregel werden nachvollziehbar dokumentiert.

Vor dem Gesamtimport prüfen wir einen repräsentativen Testbestand im bereitgestellten Zielsystem. Export- und Importmöglichkeiten, Pflichtfelder, Versionen, Berechtigungen und nicht unmittelbar übertragbare Eigenschaften werden vorab geklärt. Auch Nachlieferungen zwischen Erstexport und Umstellung erhalten einen definierten Übernahmeweg.

Unser Migrationsangebot umfasst ebenso Kunden-, Vertrags-, Projekt- und weitere Geschäftsakten. Der jeweilige Hersteller des Zielsystems bestimmt nicht das fachliche Ziel: Entscheidend sind einheitlich strukturierte, vollständig zugeordnete und im neuen System nutzbare Bestände.

Ein Archiv besteht aus mehr als Dateien. Aktenstrukturen, Metadaten, Versionen, Dokumentenverknüpfungen, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsinformationen können für die weitere Nutzung entscheidend sein. Gemeinsam bestimmen wir, welche Eigenschaften benötigt werden und welche Export- und Importwege die beteiligten Systeme bereitstellen.

Daraus entsteht eine dokumentierte Zuordnung zwischen Quelle und Ziel. Unterschiedliche Feldformate, fehlende Angaben und nicht übertragbare Eigenschaften werden vor der Umstellung sichtbar gemacht und erhalten eine abgestimmte Behandlung.

1. 01

   Bestand aufnehmen

   Quellsystem, Datenmengen, Dokumentenarten, Formate und Exportmöglichkeiten erfassen. Verantwortliche und benötigte Zugänge festlegen.

2. 02

   Zielstruktur definieren

   Akten, Dokumentenklassen, Pflichtfelder, Rechte und benötigte Aufbewahrungsinformationen im Ziel beschreiben.

3. 03

   Daten zuordnen

   Quellfelder und Zielfelder verbinden. Regeln für leere, doppelte oder widersprüchliche Angaben dokumentieren.

4. 04

   Testbestand übertragen

   Typische und anspruchsvolle Bestände prüfen, einschließlich großer Dokumente, Anhänge, Versionen und besonderer Zuordnungen.

5. 05

   Ergebnis abgleichen

   Übertragene Mengen, Lesbarkeit, Zuordnung, Suchbarkeit und vereinbarte Berechtigungen anhand definierter Kriterien prüfen.

6. 06

   Umstellung und Abnahme begleiten

   Übertragungsfenster, Nachläufe, Rückfallweg und führendes System festlegen. Den erreichten Stand fachlich abnehmen.

Importprotokolle, Fehlerlisten und nachvollziehbare Stichproben machen das Migrationsergebnis überprüfbar. Der Abgleich wird nach geeigneten Bestandsgruppen organisiert. Er umfasst auch bewusst ausgeschlossene Inhalte und verbleibende Ausnahmen. So können Fachbereich und IT gemeinsam beurteilen, ob die neue Ablage wie vereinbart genutzt werden kann.

Prüfsummen können den Abgleich technisch unverändert übertragener Dateien unterstützen. Bei Formatänderungen werden zusätzlich die vereinbarten inhaltlichen und visuellen Eigenschaften geprüft. Die geeigneten Kontrollen richten sich nach Bestand, Schutzbedarf und Übertragungsverfahren.

Während einer Migration können neue Unterlagen eingehen und bestehende Akten verändert werden. Deshalb wird festgelegt, wie Änderungen nach dem ersten Export berücksichtigt werden, wann Bearbeitungspausen erforderlich sind und welches System zu welchem Zeitpunkt führt.

Der spätere Umgang mit dem Altsystem wird anhand der Abnahme, verbleibender Zugriffsbedarfe und des Betriebskonzepts entschieden. Rückfragen und Nachläufe erhalten eine klare Zuständigkeit. GAA kann die Migration mit ELO-Einführung, Datenerfassung, Scanservice und anschließendem Betrieb verbinden.

Im Angebot werden Bestandsanalyse, Konzeption, technische Übertragung, Abgleich und Umstellungsbegleitung nachvollziehbar voneinander abgegrenzt. Zusätzliche Datenbereinigung und individuelle Schnittstellen werden als eigene Aufgaben berücksichtigt.

Vertiefen Sie die Planung mit einem passenden Fachbeitrag.

• Archivmigration vorbereiten: die Checkliste