Rechnungseingang. Prüfung. Workflow.
E-Rechnungen verarbeiten. Vom Eingang bis zur Buchhaltung.
GAA verbindet den Empfang Ihrer Rechnungen mit Datenprüfung, Fehlerklärung, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung. Wir stellen die passende Software bereit, integrieren ERP und DMS und übernehmen auf Wunsch laufende Verarbeitungsschritte. Der elektronische Rechnungsausgang kann in denselben abgestimmten Prozess eingebunden werden.
Formate und Übertragungswege sauber unterscheiden
Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinell verarbeitbare Rechnungsdaten. Ein einfaches PDF ohne entsprechende strukturierte Rechnungsdaten ist davon zu unterscheiden. GAA kann beide Eingangsarten in einem abgestimmten Rechnungseingang zusammenführen.
| Begriff | Rolle im Rechnungsprozess |
|---|---|
| XRechnung | Standard für strukturierte Rechnungsdaten auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931. |
| ZUGFeRD | Hybrides Format mit PDF-Darstellung und eingebetteten XML-Rechnungsdaten; Profil und Version sind für die Verarbeitung relevant. |
| XML | Technische Auszeichnungssprache. Die Dateiendung allein sagt nicht, ob ein unterstütztes Rechnungsformat vorliegt. |
| Peppol | Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch. Peppol BIS Billing beschreibt Spezifikationen für den Rechnungsaustausch. |
So wird aus dem Eingang ein bearbeitbarer Rechnungsvorgang
Die Verarbeitung wird auf Ihre Rechnungstypen, Fachregeln und Zielsysteme abgestimmt. Begleitunterlagen und Bearbeitungsinformationen werden im vereinbarten Zusammenhang berücksichtigt.
Empfangen
Eingänge aus den vereinbarten Postfächern, Portalen, Schnittstellen oder einer Peppol-Anbindung übernehmen.
Erkennen und auslesen
Format bestimmen und strukturierte Rechnungsdaten beziehungsweise Angaben aus anderen Belegarten erfassen.
Technisch prüfen
Unterstütztes Format, Version, Profil und die vereinbarten technischen Prüfregeln berücksichtigen.
Fachlich klären
Bestell-, Vertrags- oder Kontierungsbezug prüfen und Ausnahmen an die zuständige Stelle geben.
Freigeben und übergeben
Den vorgesehenen Workflow durchführen und Daten, Dokumente sowie Statusinformationen an ERP, Buchhaltung oder DMS übergeben.
Ein Fehler ist noch keine einheitliche Ablehnungsentscheidung
Ein technisches Importproblem, eine fachliche Auffälligkeit und die Entscheidung zur Ablehnung sind unterschiedliche Sachverhalte. Für jeden Fall werden ein Bearbeitungsweg, ein nachvollziehbarer Grund und eine Zuständigkeit festgelegt. Die fachliche Bewertung und Entscheidung bleiben bei den dafür zuständigen Stellen.
Beispiel: Eine lesbare XML-Rechnung kann keinem Bestellvorgang eindeutig zugeordnet werden. Sie benötigt eine fachliche Klärung. Eine technisch nicht lesbare Datei erfordert dagegen eine andere Fehlerbehandlung. Ob eine Auffälligkeit zu Rückfrage, Nachbearbeitung oder Ablehnung führt, richtet sich nach den vereinbarten Regeln.
Sie können mit einer wiederkehrenden Fehlergruppe oder einem abgegrenzten Eingangskanal beginnen. Wir ordnen repräsentative Fälle technisch und fachlich ein, definieren Klärwege und erproben die erneute Verarbeitung. Daraus entsteht ein konkreter nächster Projektschritt.
Den Rechnungsausgang gezielt ergänzen
Für ausgehende Rechnungen verbinden wir die Daten aus Ihrem führenden System mit dem vereinbarten Format und Übertragungsweg. Empfängeranforderungen, Prüfungen und Rückmeldungen werden in den Ablauf einbezogen.
Dabei wird geklärt, wie Erzeugung, Versand und mögliche Rückgaben erkennbar werden und wer einen fehlerhaften Vorgang bearbeitet. Eingangs- und Ausgangsprozesse können gemeinsam eingeführt oder als getrennte Projektstufen umgesetzt werden.
Ihre Buchhaltung bleibt in die Systemlandschaft eingebunden
GAA ergänzt vorhandene Anwendungen um die benötigten Verarbeitungsschritte. Dafür bestimmen wir gemeinsam, welche Daten etwa SAP, DATEV, ELO oder Ihr anderes ERP- beziehungsweise Buchhaltungssystem benötigt und welche Funktionen bereits vorhanden sind.
Zur Einführung gehören die benötigten Datenfelder, Schnittstellen, Dokumentanhänge, Fehlerwege und Freigaben. Tests umfassen reguläre Rechnungen und typische Ausnahmefälle. Sie entscheiden, welche Aufgaben Ihre Mitarbeitenden übernehmen und welche Verarbeitung oder Betreuung bei GAA liegt.
Was Umfang und Kosten beeinflusst
Wichtige Faktoren sind das Rechnungsvolumen, die Zahl der Eingangskanäle und Formate, die benötigten Daten, Prüf- und Freigabeschritte sowie der Integrationsumfang. Einrichtung, Software beziehungsweise Lizenzen und laufende Leistungen werden im Angebot nachvollziehbar unterschieden.
Für die erste Besprechung genügen eine Beschreibung Ihrer Ein- und Ausgangskanäle, das führende System und typische Probleme. Daraus entwickeln wir einen geeigneten Sollprozess und den nächsten Projektschritt.
Häufige Fragen zur E-Rechnungsverarbeitung
Müssen wir unser ERP oder unsere Buchhaltung austauschen?
Nicht grundsätzlich. Zunächst prüfen wir vorhandene Funktionen und Schnittstellen. GAA ergänzt den Prozess dort, wo zusätzliche Verarbeitung oder operative Unterstützung benötigt wird.
Führt jede Validierungsauffälligkeit zur Ablehnung?
Nein. Technische Prüfungen, fachliche Auffälligkeiten und Bearbeitungsentscheidungen werden getrennt betrachtet. Die konkreten Klärungs- und Ablehnungsregeln werden für Ihren Prozess eingerichtet.
Können Papier- und PDF-Rechnungen einbezogen werden?
Ja. Scanservice und Datenerfassung können mit der Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen kombiniert werden. Für jede Belegart wird der passende Verarbeitungsweg festgelegt.
Kann GAA auch laufende Aufgaben übernehmen?
Ja. Software, Integration und operative Verarbeitung lassen sich kombinieren. Welche Prüf-, Klärungs- und Betriebsaufgaben GAA übernimmt, wird ausdrücklich vereinbart.
Praxiswissen für Ihr Projekt
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