Fragen zu Digitalisierung und Dokumentenmanagement.

Ja. GAA übernimmt Dokumenten- und Aktenbestände aus bisherigen Personalakten-, DMS- oder Archivsystemen und migriert sie herstellerunabhängig in Ihr bereitgestelltes Zielsystem. Export- und Importwege, benötigte Daten sowie Test und Abnahme werden mit Ihrer IT und gegebenenfalls dem Systemanbieter abgestimmt.

Ja. Wir vereinheitlichen Aktenpläne, Register, Dokumentenklassen, Benennungen und Metadaten nach Ihrem Zielmodell. Dokumente werden der passenden Akte zugeordnet; fehlende oder widersprüchliche Angaben erhalten einen dokumentierten Klärweg.

Ja. GAA bietet ELO HR an, insbesondere die digitale Personalakte mit ELO HR Personnel File. Software, Einrichtung, Bestandsübernahme, Berechtigungen, Schnittstellen und Betreuung werden zu Ihrem Vorhaben passend zusammengestellt.

GAA richtet ELO für den Weg vom Eingang zur Bearbeitung ein. E-Mails, Anhänge und digitalisierte Post werden Vorgängen zugeordnet; Aufgaben, Teamzuständigkeiten, Vertretungen und Wiedervorlagen werden über passende Workflows organisiert.

ELO XC kann die Anbindung von E-Mail-Postfächern, regelbasierte Ablage und das Anstoßen nachgelagerter Workflows übernehmen. Der gesamte Bearbeitungsprozess wird zusammen mit den benötigten ELO-Funktionen konzipiert; Module und Leistungsumfang werden konkret vereinbart.

GAA verbindet Digitalisierung, digitalen Posteingang und Dokumentenverarbeitung, physische und digitale Archivierung, eigene Logistik, Softwareentwicklung, technischen Support und den Betrieb eigener redundanter Rechenzentren. Sie können einzelne Leistungen oder eine abgestimmte Gesamtlösung vereinbaren.

Nein. Ein bestimmter Aktenbestand, ein Eingangskanal oder ein einzelner Arbeitsschritt kann ein sinnvoller Einstieg sein. Wichtig sind klar beschriebene Ergebnisse und Übergaben zu den Aufgaben, die bei Ihnen bleiben.

Hilfreich sind eine kurze Beschreibung Ihres Ablaufs, die wichtigsten Dokumentenarten und die beteiligten Anwendungen. Ungefähre Mengen und ein gewünschter Zeitraum unterstützen die Einordnung. Vertrauliche Beispiele tauschen wir erst über einen vereinbarten Weg aus.

Ein Scanservice überführt Papierunterlagen in digitale Dokumente und die vereinbarte Erschließung. Der digitale Posteingang verbindet zusätzlich Eingangskanäle wie E-Mail und Briefpost mit Zuordnung, Datenverarbeitung und Übergabe in den zuständigen Geschäftsprozess.

Typische Aufgaben sind Dokumentenklassifikation, das Auslesen relevanter Angaben und die Unterstützung bei der Zuordnung zu Vorgängen. Daten und Ergebnisse werden anhand der vereinbarten Regeln geprüft. Der geeignete Automatisierungsumfang wird für den Anwendungsfall festgelegt.

Solche Vorgänge gehen in einen definierten Prüf- oder Klärungsweg. Schon in der Konzeption wird abgestimmt, welche Bedingungen eine automatische Weiterverarbeitung erlauben und wer Ausnahmen bearbeitet. Eine unsichere Erkennung ersetzt keine fachliche Entscheidung.

Nein. XRechnung und ZUGFeRD bezeichnen unterschiedliche Ausprägungen elektronischer Rechnungen; Peppol ist ein Netzwerk für den standardisierten Austausch. Welche Formate, Übertragungswege und Prüfungen Ihr Prozess benötigt, wird gesondert festgelegt.

Ein Austausch ist keine pauschale Voraussetzung. GAA klärt erforderliche Dokumente, Daten, Schnittstellen und Rückmeldungen Ihrer Anwendungen. Darauf aufbauend wird entschieden, welche Funktionen bestehen bleiben und welche Verarbeitung ergänzt werden kann.

Beides kann entsprechend der angebotenen Lösung vereinbart werden. Verfügbare eigene und Partnerlösungen, Integration und Betriebsleistungen werden getrennt eingeordnet. Welche Software bereitgestellt oder lizenziert wird, wird konkret vereinbart.

Der Ablauf wird anhand von Bestand, Vorbereitung und gewünschter Erschließung geplant. Er umfasst je nach Auftrag Übernahme und Logistik, Aktenvorbereitung, Digitalisierung, Qualitätskontrollen, Metadaten und Übergabe an die vereinbarte Ablage oder Anwendung.

Das wird gesondert anhand der Unterlagen, Aufbewahrungsanforderungen und des vereinbarten Verfahrens entschieden. Ein Scan allein begründet keine pauschale Freigabe zur Vernichtung. Physische Aufbewahrung und Scan-on-Demand können Teil einer passenden Lösung sein.

Neben Dokumentdateien zählen Metadaten, Zuordnungen, Berechtigungen und nachprüfbare Abgleiche. Umfang, Export und Import, Ausnahmebehandlung, Testmigration und Abnahme werden geplant, damit das neue System die vereinbarten Informationen nutzbar bereitstellt.

Nein. Elektronische Entgeltunterlagen betreffen bestimmte Unterlagen für die Entgeltabrechnung und Sozialversicherungsprüfung. Nach Angaben der Deutschen Rentenversicherung müssen begleitende Entgeltunterlagen seit 2022 elektronisch vorliegen; eine Befreiung ist auf Antrag nur bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Daraus folgt keine allgemeine Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte. GAA unterstützt Digitalisierung, Zuordnung und Ablage; der konkrete Umfang wird mit Ihren Personalverantwortlichen abgestimmt.

Eine solche Nutzung ist nicht stillschweigend Teil der Dokumentenverarbeitung. Für das Projekt werden eingesetzte Systeme, Verarbeitungszwecke und Datenflüsse festgelegt. Weitergehende Nutzungen müssten ausdrücklich technisch, datenschutzrechtlich und vertraglich geregelt sein.

Nein. Das Betriebsmodell wird anhand Ihrer Anforderungen und der vereinbarten Lösung gewählt. Software beim Kunden, Hosting und passende Cloud-Modelle werden dabei mit ihren Datenflüssen und Zuständigkeiten eingeordnet. Der Einsatz von KI legt den Verarbeitungsort nicht automatisch fest.

Geltungsbereich, geprüfte Organisation und der Bezug zur angefragten Leistung sind entscheidend. Zertifizierte Managementsysteme sind keine pauschale Zertifizierung jedes Softwareprodukts oder jedes Kundenprozesses. GAA ordnet relevante Nachweise dem konkreten Vorhaben zu.

Wesentlich sind Menge und Zustand der Unterlagen, Erfassungstiefe, Schnittstellen, Prüfregeln, Klärfälle und die gewählte Betriebsform. Auch Tests, interne Mitwirkung und Schulung werden berücksichtigt. Deshalb werden Umfang und Zeitplanung projektbezogen abgestimmt.

Typische Vorgänge und vereinbarte Ausnahmefälle werden erprobt. Kriterien für Erfassung, Datenqualität, Zuordnung, Übergabe und Bearbeitung werden so konkret wie möglich festgelegt und in der Abnahme berücksichtigt.

Schon in der Planung sollten Datenübergabe, Formate, Metadaten, Fristen und Abgleich geregelt werden. Aufbewahrung oder Löschung nach der Zusammenarbeit richtet sich nach den vertraglichen und jeweils geltenden Anforderungen.