Dokumentenmanagement mit ELO. Informationen im Arbeitsalltag nutzen.

GAA bietet ELO HR an. Mit ELO HR Personnel File führen Sie Personaldokumente in einer einheitlichen digitalen Akte zusammen. GAA verbindet die Software mit Einrichtung, Aktenstruktur, Berechtigungen und der Übernahme vorhandener Unterlagen.

Die Lösung unterstützt die Verwaltung von Personalakten und Stammdaten, Fristen und personalbezogenen Abläufen. Je nach vereinbartem Umfang richten wir Ein- und Austrittsprozesse, Wiedervorlagen und Self-Service-Verfahren ein, etwa für Änderungsmeldungen oder beantragte Akteneinsicht. Zugriffe und Freigaben werden rollenbezogen festgelegt.

Vorhandene digitale Akten bereiten wir für die vereinbarte ELO-HR-Struktur auf; Papierbestände können über den Scanservice ergänzt werden. Schnittstellen zum führenden HR- oder Abrechnungssystem, benötigte Module, Lizenzen und Betriebsleistungen stimmen wir mit Ihnen ab.

GAA richtet ELO als Arbeitsumgebung für die Bearbeitung Ihrer Eingangspost ein. E-Mails, Anhänge und digitalisierte Briefpost werden dem passenden Vorgang zugeordnet und in die vorgesehenen Bearbeitungswege geführt. Persönliche und teambezogene Aufgaben, Zuständigkeiten und Vertretungen werden passend zu Ihrer Organisation eingerichtet.

• Eingehende Dokumente klassifizieren und mit Kunden-, Vertrags-, Personal- oder anderen Geschäftsakten verknüpfen.
• Bearbeitungsaufgaben an die zuständigen Personen oder Teams verteilen.
• Status, Wiedervorlagen, Fristen und Klärfälle im vereinbarten Workflow nachvollziehbar machen.
• Berechtigten Beteiligten dieselben Vorgangsunterlagen und den relevanten Bearbeitungsstand bereitstellen.
• Ergebnisse, Dokumente und vereinbarte Statusinformationen an ERP, HR- oder Fachanwendungen übergeben.

Posteingang, Aufgabenbearbeitung und Archivierung werden als zusammenhängender Ablauf geplant. Für die Anbindung von E-Mail-Postfächern und regelbasierte Ablage kann ELO XC eingesetzt werden. Welche ELO-Komponenten und Workflows benötigt werden, ergibt sich aus Ihren Eingangskanälen und Bearbeitungsaufgaben.

Die passende Ablagestruktur beginnt bei Ihren Arbeitsprozessen. Wir legen gemeinsam fest, nach welchen Merkmalen recherchiert wird, welche Dokumente zusammengehören und wer sie sehen oder bearbeiten darf. So stehen Inhalt, Kontext und Bearbeitungsstand gemeinsam zur Verfügung.

Ein DMS wird besonders wirksam, wenn Dokumente mit den richtigen Angaben eintreffen. GAA verbindet ELO mit der Digitalisierung, dem digitalen Posteingang und der Datenerfassung. Dokumentenart, Vorgangsbezug und benötigte Metadaten können so bereits vor der Ablage ermittelt werden.

Eine eingehende Rechnung erhält beispielsweise ihre Zuordnung und startet den vorgesehenen Freigabeprozess. Fehlen entscheidende Angaben, wird die Klärung als eigene Aufgabe behandelt. Welche Prüfungen automatisch erfolgen und wo Mitarbeitende entscheiden, legen wir gemeinsam fest.

Für Personalbereiche lassen sich digitale Personalakten und elektronische Entgeltunterlagen als unterschiedliche Aufgaben planen. GAA verbindet die Digitalisierung vorhandener Unterlagen mit Zuordnung, Berechtigungen und einer abgestimmten Ablage. Welche Dokumente benötigt werden und wie Lohnabrechnung oder HR-Anwendung eingebunden werden, bestimmen Personalverantwortliche und IT gemeinsam. Eine digitale Personalakte geht dabei über die sozialversicherungsrechtlich erfassten Entgeltunterlagen hinaus.

Wir planen die Lösung mit Fachbereich und IT. Ein überschaubarer erster Anwendungsfall macht die Ablage, Suche und Bearbeitung greifbar, bevor weitere Bereiche hinzukommen.

1. 01

   Ziele und Dokumente aufnehmen

   Arbeitsabläufe, Aktenarten, Suchmerkmale und heutige Engpässe erfassen.

2. 02

   Struktur und Rechte entwerfen

   Metadaten, Rollen, Berechtigungen, Aufbewahrungsvorgaben und Workflows zuordnen.

3. 03

   Anwendungen verbinden

   Eingangskanäle und die benötigten ERP-, Buchhaltungs- oder Fachschnittstellen einrichten.

4. 04

   Mit echten Aufgabentypen testen

   Ablage, Recherche, Freigaben und Ausnahmefälle anhand repräsentativer Unterlagen prüfen.

5. 05

   Anwender und Betrieb vorbereiten

   Einweisung, Zuständigkeiten, Abnahme und die vereinbarte Betreuung abstimmen.

Ein Systemwechsel darf die fachlichen Zusammenhänge Ihrer Dokumente nicht verlieren. Für die Übernahme vorhandener Bestände betrachten wir Dateien, Metadaten, Aktenstrukturen und Zugriffsanforderungen. Exportmöglichkeiten, Testübertragung und Ergebnisabgleich werden in einem Migrationskonzept festgehalten.

Bei der Integration bestimmen wir, welche Anwendung für welche Information führend bleibt. Für den Austausch mit ERP, Microsoft 365 oder Buchhaltung werden Daten, Schnittstellen und Fehlerrückmeldungen konkret vereinbart. Auch ELO-Anwendungen im DATEV-Umfeld gehören zum GAA-Angebot.

GAA ist Ihr Partner für ELO-Lösungen und verbindet Softwarevertrieb mit Beratung, Einführung und Integration. Wir stellen die zu Ihren Aufgaben passenden Anwendungen und Module zusammen; benötigte Lizenzen und Nutzungsrechte werden im Angebot konkret benannt. Hosting, Anwendungsbetreuung und technischer Support können ergänzt werden. Der Leistungsumfang legt Zuständigkeiten für Aktualisierungen, Berechtigungen, Datensicherung und Störungsbearbeitung fest.

Ihre Fachbereiche behalten die Verantwortung für ihre fachlichen Entscheidungen. GAA übernimmt die vereinbarten technischen und organisatorischen Aufgaben. Änderungen an Strukturen oder Workflows werden abgestimmt, damit die Lösung mit Ihrem Arbeitsalltag weiterentwickelt werden kann.

Benutzergruppen, Anwendungen, Dokumentenarten, benötigte Module und Schnittstellen bestimmen den Projektumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls die Übernahme von Bestandsdaten und die gewünschte Betriebsform. Wir unterscheiden einmalige Einführung und Integration von Software beziehungsweise Lizenzen und laufenden Leistungen.

Eine gemeinsame Demonstration an einem typischen Vorgang hilft, Funktionen und Aufgabenverteilung vorab zu beurteilen. Hilfreich sind dafür Ihr heutiger Ablageweg, ein Beispielprozess und die wichtigsten Such- oder Freigabeanforderungen.