Digitale Personalakte: ELO HR, Digitalisierung und Migration.

Personalunterlagen sollen vollständig, nachvollziehbar zugeordnet und nur für berechtigte Personen zugänglich sein. GAA unterstützt Ihre Personalabteilung bei der Digitalisierung von Papierakten, der Einführung von ELO HR und der Migration bestehender Akten in das von Ihnen bereitgestellte Zielsystem – unabhängig vom Anbieter.

Vorhaben mit GAA besprechen

Welche Aufgabe steht bei Ihnen an?

Personalaktensystem wechseln

Dokumente, Register und Metadaten aus unterschiedlichen Quellen in eine gemeinsame Zielstruktur überführen.

Personalaktenmigration in Ihr Zielsystem

ELO HR einführen

Mit ELO HR Personnel File digitale Personalakten und abgestimmte Personalprozesse einrichten.

ELO HR im Detail

Papierakten digitalisieren

Akten übernehmen, vorbereiten, scannen und nach vereinbarten Personal- und Dokumentenmerkmalen zuordnen.

Personalakten digitalisieren lassen

Eine gemeinsame Aktenstruktur für alle Bestände

Vor der Übernahme definieren wir mit Ihnen einen Aktenplan: Register, Dokumentenklassen, Bezeichnungen, Pflichtmetadaten und eindeutige Personal- oder Aktenkennzeichen. Beispielsweise werden Unterlagen, die in Altsystemen unter „Verträge“, „Eintritt“ oder unterschiedlichen Dokumentencodes liegen, der abgestimmten Dokumentenart „Arbeitsvertrag“ zugeordnet.

Dabei bleiben die Herkunft und die vereinbarte Zuordnung nachvollziehbar. Mehrdeutige Identitäten, fehlende Dateien und nicht zuordenbare Dokumente werden in einer Ausnahmeliste geklärt. Eine Vereinheitlichung der Struktur bedeutet keine ungeprüfte Änderung des Inhalts Ihrer Dokumente.

Migration in Ihr bereitgestelltes Zielsystem

Sie bestimmen das Zielsystem. GAA nimmt den Quellbestand auf, stimmt Export- und Importwege ab und erstellt die Zuordnung von Dokumentenklassen und Metadaten. Ein repräsentativer Testbestand wird importiert und gemeinsam abgenommen. Erst danach folgen die vereinbarten Bestände und gegebenenfalls eine Nachlieferung zwischenzeitlicher Änderungen.

Zur Abnahme gehören Dokumentenzahlen, Aktenzuordnung, Pflichtfelder, Lesbarkeit, Zugriffsrollen und dokumentierte Ausnahmen. Verfügbare Schnittstellen, Berechtigungen und Exportmöglichkeiten sind Teil der technischen Prüfung.

Ablauf der Dokumenten- und Archivmigration

ELO HR als Lösung für Ihre Personalabteilung

GAA bietet ELO HR an und begleitet die Einführung von ELO HR Personnel File. Gemeinsam richten wir Aktenstruktur, Stammdaten, Berechtigungen und die benötigten Abläufe ein. Prozesse wie Eintritt, Änderungen oder Austritt können mit Aufgaben, Terminen und verantwortlichen Rollen verbunden werden.

Welche Funktionen, Module, Lizenzen und Anbindungen an vorhandene HR- oder Abrechnungssysteme dazugehören, legen wir im Projekt fest. Selbstbedienungsfunktionen und Akteneinsicht werden nur für die vorgesehenen Rollen eingerichtet.

ELO HR, Integration und Betrieb

Zugriffe und Verarbeitung gezielt begrenzen

Personalunterlagen brauchen ein bewusst abgestimmtes Rollenmodell. Mit Ihren verantwortlichen Stellen werden Zugriffsrechte, Projektzugänge, Protokollierung, Übergabe und der Umgang mit Arbeitskopien festgelegt. Für erste Gespräche genügen eine Beschreibung der Bestände und anonymisierte Beispiele; echte Personalakten gehören nicht in ein allgemeines Kontaktformular.

Informationssicherheit und Qualität

Fragen zu digitalen Personalakten

Müssen wir für eine Migration ELO kaufen?

Nein. Die Migration kann in ein von Ihnen bereitgestelltes anderes Zielsystem erfolgen. GAA prüft mit Ihnen die technischen Voraussetzungen und die gewünschte Aktenstruktur.

Lassen sich unterschiedliche Aktenpläne zusammenführen?

Ja. Wir erstellen eine gemeinsame Zielstruktur und eine Zuordnung aus den Quellbeständen. Unklare Dokumentenarten oder Personenbezüge werden vor der endgültigen Übernahme geklärt.

Können Papierakten und digitale Bestände zusammengeführt werden?

Ja. Digitalisierung und Migration werden auf dieselben Identifikationsmerkmale und Dokumentenklassen ausgerichtet. Dadurch lässt sich ein einheitlicher Zielbestand aufbauen.

Kann die Personalabteilung während der Migration weiterarbeiten?

Dafür werden Umstellungsfenster, laufende Änderungen und gegebenenfalls Nachlieferungen geplant. Das konkrete Vorgehen hängt von den beteiligten Systemen ab.

Vom ersten Gespräch zum passenden Ablauf

Beschreiben Sie Ihren heutigen Ablauf, die beteiligten Systeme und den gewünschten nächsten Schritt. Gemeinsam grenzen wir Aufgaben, Übergaben, Testfälle und Leistungsumfang ab. Bitte senden Sie über das Kontaktformular zunächst keine vertraulichen Akten oder personenbezogenen Dokumente.

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