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Beratung und Projektplanung

Beratung für Ihre Digitalisierung.

Wo beginnt die Verbesserung: beim Papierbestand, im Rechnungseingang oder an einer Schnittstelle? GAA betrachtet den gesamten Ablauf und entwickelt mit Ihnen den passenden Einstieg. Wir verbinden die fachliche Prozessaufnahme mit Software, Integration und operativer Erfahrung – damit aus einer Idee ein klar beschreibbares Vorhaben wird.

Beratungsgespräch mit Mitarbeitenden von GAA

Personalakten, Softwarewechsel oder Postkorb: Ihr Einstieg

Sie wechseln Ihr Personalaktensystem oder möchten uneinheitliche Bestände zusammenführen? GAA klärt mit Ihnen die gewünschte Aktenstruktur und migriert Dokumente und Metadaten in Ihr bereitgestelltes Zielsystem. Herstellerunabhängige Migration und einheitliche Strukturierung werden als konkrete Projektleistungen geplant.

Für eine neue HR-Lösung bietet GAA ELO HR an. Für die gemeinsame Bearbeitung von E-Mails, Anhängen und Briefpost richten wir ELO als Postkorb- und Vorgangssystem ein. Fachbereich und IT bestimmen Eingangskanäle, Aufgaben, Zugriffsrechte und den gewünschten Bearbeitungsablauf.

Migration · ELO HR · ELO-Postkorbsystem

Vier konkrete Einstiege in die Zusammenarbeit

Sie brauchen nicht zuerst ein unternehmensweites Großprojekt. Wir grenzen den Anwendungsfall so ab, dass Ziele, Ergebnisse und Übergaben verständlich werden.

Immobilienunterlagen richtig zuordnen

Mit einem klar abgegrenzten Ablauf beginnen, zum Beispiel Eingangsrechnungen und zugehörigen Leistungsnachweisen für einen definierten Verwaltungsbereich.

Digitale Lösungen und Prozessautomatisierung

Welche Ergebnisse die Planung liefern soll

Ein brauchbares Konzept beschreibt mehr als Funktionen. Es legt fest, was verarbeitet wird, wer Entscheidungen trifft und welches Ergebnis im Zielsystem ankommen soll. Wir arbeiten die erforderlichen Dokumentenklassen, Datenfelder, Übergaben und Ausnahmewege für den vereinbarten Umfang heraus.

Dazu gehören eine nachvollziehbare Aufgabenverteilung, die gewählte Betriebsform und ein Vorgehen für Tests und Abnahme. Die genaue Tiefe der Analyse und die zu erstellenden Unterlagen werden vor der vertieften Bearbeitung abgestimmt.

So gehen wir gemeinsam vor

  1. Ablauf verstehen

    Wir betrachten Dokumente, Mengen, Eingangskanäle, Anwendungen und die heutigen Engpässe.

  2. Lösungsweg auswählen

    Wir vergleichen sinnvolle Aufgabenverteilungen und klären, welche Software und welche Dienstleistungen benötigt werden.

  3. Repräsentative Vorgänge erproben

    Typische Dokumente und Ausnahmefälle machen sichtbar, ob Erkennung, Prüfung, Übergabe und Bearbeitung zusammenpassen.

  4. Einführung und Betrieb vorbereiten

    Verantwortliche, Schulungsbedarf, Umstellung, Qualitätskontrollen und der weitere Support werden dem Vorhaben zugeordnet.

Wirtschaftlichkeit verständlich bewerten

Für die Entscheidung zählen sowohl Einführungsaufwand als auch laufende Kosten. Einfluss haben unter anderem Dokumentenmenge, Zustand der Unterlagen, Erfassungstiefe, Schnittstellen, Prüfregeln und der Anteil an Klärfällen. Auch interne Mitarbeit, Schulung und Betrieb gehören in die Betrachtung.

Wir unterscheiden erwartete Verbesserungen von bereits gemessenen Ergebnissen. Einsparungen oder Durchlaufzeiten werden nicht pauschal versprochen, sondern anhand Ihres konkreten Ablaufs und geeigneter Messgrößen bewertet.

Einführung und laufende Verantwortung zusammen denken

GAA kann Software bereitstellen, Schnittstellen entwickeln, Dokumente verarbeiten sowie technischen Support und Betrieb übernehmen. Eigene redundante Rechenzentren ergänzen die möglichen Betriebsformen. Welche Bausteine eingesetzt werden, richtet sich nach Ihren Anforderungen und der vereinbarten Lösung.

Sie behalten den Überblick, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen bleiben und welche GAA ausführt. Auch Datenübergabe, Erweiterungen und ein späterer Wechsel der Verarbeitung werden frühzeitig berücksichtigt.

Häufige Fragen zur Beratung

Müssen wir unser ERP oder DMS ersetzen?

Das ist keine pauschale Voraussetzung. Zunächst wird geprüft, welche Funktionen und Daten in Ihren Anwendungen bleiben und welche Verarbeitung oder Schnittstelle sinnvoll ergänzt werden kann.

Ist eine Beratung auch für ein einzelnes Projekt sinnvoll?

Ja. Ein abgegrenzter Rechnungseingang, ein Aktenbestand oder eine konkrete Schnittstelle kann ein geeigneter Einstieg sein. Entscheidend ist ein klar beschriebener Bedarf.

Was benötigen Sie zur Vorbereitung?

Hilfreich sind eine kurze Prozessbeschreibung, Dokumentenarten, eine ungefähre Mengenangabe und die beteiligten Anwendungen. Vertrauliche Beispiele werden erst über einen vereinbarten Austauschweg übermittelt.

Kann GAA nach der Einführung weiter unterstützen?

Ja. Technischer Support, Betriebsleistungen und laufende Dokumentenverarbeitung können passend zur gewählten Lösung vereinbart werden. Zuständigkeiten und Serviceumfang werden konkret festgelegt.