KI-Dokumentenverarbeitung
Dokumente mit KI verarbeiten.
GAA verbindet OCR, KI-gestützte Klassifizierung und Datenerfassung mit Ihren Geschäftsregeln. E-Mails, Anhänge und gescannte Unterlagen werden erkannt, zugeordnet und für den nächsten Arbeitsschritt aufbereitet. Entscheidend ist das nutzbare Ergebnis: strukturierte Daten, nachvollziehbare Dokumentenbezüge und ein geregelter Weg für Fälle, die eine fachliche Klärung benötigen.
Mehr als Text auslesen
OCR macht Text aus gescannten Seiten und Bildern maschinenlesbar. Intelligent Document Processing, kurz IDP, ergänzt die Erkennung um Dokumentenart, relevante Daten, Zuordnung und Prüfung. Aus einem lesbaren Dokument entsteht damit eine Information, mit der der Fachbereich weiterarbeiten kann.
GAA richtet die Verarbeitung auf Ihre Unterlagen aus: Welche Angaben werden gebraucht? Woran wird der zugehörige Vertrag oder Vorgang erkannt? Welche Prüfung entscheidet über die weitere Bearbeitung? Diese Fragen bestimmen die Lösung und die Auswahl der eingesetzten Software.
Vom Eingang zum strukturierten Ergebnis
Eingänge übernehmen
Briefpost, E-Mails und Dateien werden mit den vereinbarten Eingangsmerkmalen erfasst. Zusammengehörende Unterlagen behalten ihren nachvollziehbaren Bezug.
Dokumente erkennen
Die Verarbeitung unterscheidet die eingerichteten Dokumentenarten und erfasst die benötigten Felder, etwa Vorgangsnummer, Datum, Absender oder Betrag.
Zuordnen und prüfen
Geschäftsregeln gleichen Daten ab, prüfen erforderliche Angaben und führen die Dokumente dem vorgesehenen Vorgang zu.
Übergeben oder klären
Das Zielsystem erhält Dokumente, Daten und vereinbarte Statusinformationen. Unklare Ergebnisse gehen an die definierte Bearbeitungsstelle.
Beispielablauf: eine E-Mail, drei unterschiedliche Aufgaben
Eine E-Mail enthält Vertragsunterlagen, einen ergänzenden Nachweis und eine Rechnung. Die Dokumentenverarbeitung erkennt die unterschiedlichen Inhalte. Vertragsbezogene Unterlagen werden anhand der vereinbarten Merkmale zusammengeführt; die Rechnung gelangt in den Rechnungsprozess. Fehlt eine eindeutige Zuordnung, wird der betreffende Teil zur Prüfung bereitgestellt.
Dieser Beispielablauf beschreibt die mögliche Prozessgestaltung. Dokumentenklassen, Datenfelder, Prüfregeln und Übergaben werden für Ihren Auftrag eingerichtet und anhand geeigneter Testfälle geprüft.
Automatisierung mit klaren Zuständigkeiten
KI liefert Erkennungs- und Zuordnungsergebnisse. Geschäftsregeln legen fest, welche Ergebnisse weiterverarbeitet werden dürfen. Menschen übernehmen die fachlichen Entscheidungen und Klärungen, die im Prozess vorgesehen sind. Ein Erkennungsvorschlag wird dadurch nicht mit einer Freigabe gleichgesetzt.
Für die Einführung betrachten wir typische Unterlagen ebenso wie schwierige Eingänge: unvollständige Dokumente, wechselnde Layouts, widersprüchliche Angaben oder mehrere mögliche Vorgangsbezüge. Bewertet werden die Richtigkeit der Ergebnisse, der Klärungsbedarf und der Aufwand der weiteren Bearbeitung. Daraus ergibt sich der geeignete Automatisierungsgrad.
Software, Integration und laufende Verarbeitung
GAA stellt passende Software bereit, richtet die Verarbeitung ein und verbindet sie mit ERP, DMS oder Fachanwendungen. Sie bestimmen, welche Aufgaben Ihr Team übernimmt und welche GAA ausführt. Datenerfassung, Klärung, Qualitätskontrolle und technischer Betrieb können als zusammenhängender Service vereinbart werden.
Den Aufwand bestimmen unter anderem Dokumentenvielfalt, Bildqualität, Anzahl der Datenfelder, Prüfregeln, Schnittstellen und Volumen. Für ein belastbares Angebot klären wir außerdem Betriebsform, Servicezeiten und die Aufgabenverteilung bei Ausnahmen.
Häufige Fragen zur KI-Dokumentenverarbeitung
Müssen unsere Dokumente immer gleich aufgebaut sein?
Die Verarbeitung kann unterschiedliche Dokumentenarten und Layouts berücksichtigen. Wie gut das für Ihren Bestand funktioniert, wird mit repräsentativen Beispielen und vereinbarten Prüfkriterien bewertet.
Kann GAA unsere bestehende Software ergänzen?
Ja. Wir stimmen Datenfelder, Dokumentenbezüge, Schnittstellen und Rückmeldungen mit Ihrer Systemlandschaft ab. Die führende Fachanwendung und die erforderlichen Änderungen werden im Projekt festgelegt.
Wer bearbeitet unsichere oder widersprüchliche Ergebnisse?
Dafür wird ein Klärungsweg eingerichtet. Zuständigkeit, erforderliche Angaben und der Rückweg in die Verarbeitung werden zwischen Ihrem Fachbereich und GAA vereinbart.
Werden unsere Unterlagen für allgemeines KI-Training verwendet?
Datenverarbeitungszweck und eingesetzte KI-Dienste werden im Betriebskonzept und den vertraglichen Regelungen festgelegt. Eine zusätzliche Nutzung für allgemeines Training ist kein stillschweigend vorausgesetzter Bestandteil der Leistung.