Digitale Dokumente für Industrie und Mittelstand.

Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen erreichen verschiedene Teams über unterschiedliche Kanäle. GAA strukturiert diese Eingänge, ordnet sie dem passenden Geschäftsvorgang zu und verbindet die Verarbeitung mit Ihrem ERP, DMS und den zuständigen Mitarbeitenden.

Vorhaben mit GAA besprechen

Wo Ihr Team heute nach Informationen sucht

Einkauf und Beschaffung

Unterlagen anhand vereinbarter Bestell-, Lieferanten- oder Vorgangsmerkmale zusammenführen. Unklare Bezüge gehen zur verantwortlichen Klärung.

Posteingang strukturieren

Rechnung und Freigabe

Rechnungsinformationen aufbereiten, definierte Prüfungen ausführen und Abweichungen im Freigabeprozess sichtbar machen.

Rechnungsverarbeitung ansehen

Bestandsakten und Systemwechsel

Verteilte Papier- und Digitalbestände vereinheitlichen und in das von Ihnen bereitgestellte Zielsystem übernehmen.

Softwaremigration planen

Beispiel: Eine Lieferantenrechnung mit fehlendem Bezug

Eine Rechnung trifft per E-Mail ein, die zugehörige Bestellung liegt im ERP und ein Lieferschein in einem anderen Postfach. Die Verarbeitung erfasst die vereinbarten Angaben, sucht den verfügbaren Bezug und bündelt die zugehörigen Dokumente. Fehlen eindeutige Merkmale, erhält der zuständige Fachbereich einen Klärfall statt einer stillschweigenden Zuordnung.

Nach der fachlichen Prüfung werden Daten und Dokumente über die abgestimmte Schnittstelle weitergegeben. Annahme, Rückweisung und erneute Übergabe werden als eigene Schritte berücksichtigt. Das Beispiel wird im Projekt an Ihre tatsächlichen Systeme und Geschäftsregeln angepasst.

Ihr ERP bleibt Teil des Prozesses

GAA ergänzt vorhandene Anwendungen durch Erfassung, Verarbeitung und Schnittstellen. SAP, ELO, Microsoft 365 oder andere kundenseitige Systeme werden über die jeweils verfügbaren und vereinbarten Import- oder Schnittstellenwege eingebunden. Wir klären Feldzuordnung, Berechtigungen, Fehlerrückmeldungen und Betrieb mit Ihrer IT.

Software und Integration im Überblick

Software, Service und Betrieb passend kombinieren

Automatische Datenerfassung

Dokumentenklassen erkennen, benötigte Felder auslesen und unsichere Ergebnisse anhand definierter Regeln zur Prüfung geben.

KI und Datenerfassung

Digitale Akten und Workflows

Vorgänge auffindbar machen und Zuständigkeiten, Freigaben und Vertretungen in ELO abbilden.

ELO kennenlernen

Papierbestände übernehmen

Akten vorbereiten, digitalisieren und mit Metadaten für die weitere Verarbeitung bereitstellen.

Scanservice ansehen

Mit einem abgegrenzten Vorgang starten

Im ersten Schritt betrachten wir eine Dokumentenstrecke, etwa den Rechnungseingang oder die Übernahme eines Archivs. Wir definieren Mengen, Dokumentenarten, verfügbare Stammdaten und den Umgang mit Ausnahmen. Ein Testbestand zeigt, ob Zuordnung und Übergabe funktionieren. Auf dieser Grundlage werden Qualität, Verantwortlichkeiten und Leistungsumfang vereinbart.

Projekt wirtschaftlich planen

Fragen aus Industrie und Mittelstand

Muss unser ERP ersetzt werden?

Nein. Ausgangspunkt sind Ihre vorhandenen Anwendungen. Ob und wie eine Anbindung möglich ist, prüfen wir anhand der verfügbaren Schnittstellen und Importfunktionen.

Kann unser Team die fachliche Freigabe behalten?

Ja. Sie legen fest, welche Entscheidungen bei Ihrem Fachbereich bleiben. GAA kann die vorgelagerten Dokumenten- und Datenaufgaben übernehmen.

Ist ein Einstieg ohne vollständige Automatisierung möglich?

Ja. Ein klar definierter Teilprozess mit manueller Klärung ist ein möglicher Start. Der weitere Ausbau richtet sich nach den Ergebnissen des Tests.

Vom ersten Gespräch zum passenden Ablauf

Beschreiben Sie Ihren heutigen Ablauf, die beteiligten Systeme und den gewünschten nächsten Schritt. Gemeinsam grenzen wir Aufgaben, Übergaben, Testfälle und Leistungsumfang ab. Bitte senden Sie über das Kontaktformular zunächst keine vertraulichen Akten oder personenbezogenen Dokumente.

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