Dokumentdateien
Die digitalisierten Unterlagen in den vereinbarten Dateiformaten und einer passenden Dokumentenstruktur.
Übernehmen. Digitalisieren. Bereitstellen.
Akten digitalisieren lassen – Scanservice für Unternehmen.
GAA digitalisiert geschäftliche Dokumente und Aktenbestände mit einem abgestimmten Projektablauf. Von Abholung und Vorbereitung über Scan und Indexierung bis zur Übergabe in DMS oder Fachverfahren betrachten wir das Ergebnis: vollständige Unterlagen in der passenden Struktur, mit den vereinbarten Metadaten und kontrollierter Qualität.
Sie erhalten die Grundlage für eine nutzbare digitale Akte
Eine Bilddatei allein löst noch keine Ablageaufgabe. Vor dem Scan legen wir fest, wie Dokumente gegliedert werden, über welche Merkmale sie auffindbar sind und was Ihr Zielsystem für die Übernahme benötigt.
Index- und Metadaten
Die für Suche, Zuordnung und Import benötigten Angaben im abgestimmten Lieferumfang.
Geprüfte Übergabe
Festgelegte Qualitätskontrollen und ein mit Ihrem DMS oder Fachverfahren abgestimmter Übernahmeweg.
So läuft ein Scanprojekt mit GAA ab
Der Ablauf richtet sich nach Aktenarten, Zustand und gewünschter Nutzung. Übergaben und Zuständigkeiten werden festgelegt, bevor die Verarbeitung beginnt.
Bestand und Ziel aufnehmen
Umfang, Formate, Aktenzustand, Struktur, Schutzbedarf und das gewünschte digitale Ergebnis klären.
Übernahme und Transport planen
Abholung, Kennzeichnung, Übergaben und erforderliche Zugriffsmöglichkeiten auf Originale abstimmen.
Unterlagen vorbereiten
Dokumente für die Scanstrecke vorbereiten und die vereinbarte Trennung und Reihenfolge herstellen.
Scannen und indexieren
Bilder erzeugen, vereinbarte Angaben erfassen und die Dokumente mit ihren Metadaten verbinden.
Qualität kontrollieren
Vollständigkeit, Lesbarkeit, Zuordnung und weitere vereinbarte Qualitätsmerkmale prüfen.
Digitalen Bestand übergeben
Dateien und Daten bereitstellen und die abgestimmte Übernahme in das Zielsystem begleiten.
Gemischte Bestände und laufenden Zugriff berücksichtigen
Typische Projekte betreffen Vertrags-, Kunden-, Personal- und Verwaltungsakten, Rechnungsbelege oder gewachsene Unternehmensarchive. Unterschiedliche Aktenarten werden nach ihren Verarbeitungsanforderungen gegliedert. Besondere Formate oder empfindliche Unterlagen fließen bereits in die Planung ein.
Viele Bestände werden während der Digitalisierung weiter benötigt. Deshalb stimmen wir Prioritäten und den Umgang mit dringenden Anforderungen vorab ab. Scan-on-Demand kann einzelne angeforderte Unterlagen bereitstellen; der konkrete Umfang und die Bearbeitungszeiten werden für das Projekt vereinbart.
Qualität, Schutzbedarf und Originale getrennt festlegen
Vertrauliche Unterlagen benötigen geregelte Zugriffe und nachvollziehbare Übergaben. Im Projekt werden Schutzbedarf, Verarbeitungsablauf und Qualitätskontrollen konkret zugeordnet. Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN wird anhand der Anforderungen an das jeweilige Verfahren vereinbart.
Die Digitalisierung führt nicht automatisch zur Vernichtung der Originale. Rückgabe, Einlagerung oder gegebenenfalls Vernichtung werden gesondert festgelegt. Eine Vernichtung setzt die vereinbarten Voraussetzungen und Freigaben voraus; die Entscheidung ist Teil des abgestimmten Umgangs mit den Originalen.
Digitalisierung mit Logistik, Archiv und Systemen verbinden
GAA verbindet Scanservice mit eigener Logistik sowie physischer und digitaler Archivierung. Damit lassen sich Bestandsübernahme, Verarbeitung und weitere Aufbewahrung in einem Gesamtvorhaben organisieren. Auch Daten aus bereits bestehenden digitalen Archiven können über eine gesonderte Archivmigration eingebunden werden.
Von Friedrichsdorf aus ist GAA im Rhein-Main-Gebiet verankert. Abholung, Verarbeitung und Übergabe werden auf Ihren Standort und Projektumfang abgestimmt; überregionale Vorhaben werden über die vorhandene Standort- und Leistungsstruktur geplant.
Was Kosten und Projektdauer bestimmt
Die Kalkulation berücksichtigt Menge, Vorbereitungsaufwand, Dokumententrennung, Formate, Indexierung, Qualitätskontrollen, Transport und Datenübergabe. Eine reine Seitenzahl beschreibt den Aufwand unterschiedlich aufgebauter Bestände deshalb nur teilweise.
Für eine erste Einschätzung helfen die Anzahl der Ordner oder Akten, typische Dokumente, Ihr Zielsystem und der gewünschte Zeitrahmen. Gemeinsam klären wir Lieferabschnitte, Prioritäten und die benötigte Aufgabenverteilung. Daraus entsteht ein Angebot für den nutzbaren digitalen Bestand.
Häufige Fragen zum Scanservice
Erhalten wir nur Bilder oder auch Daten für die Ablage?
Der vereinbarte Lieferumfang kann Dokumentdateien, Indexdaten und weitere Metadaten umfassen. Die benötigte Struktur wird vor der Verarbeitung mit Ihrem Zielsystem abgestimmt.
Können Akten direkt in unser DMS oder Fachverfahren übernommen werden?
GAA stimmt Dateiformate, Metadaten und Importweg mit dem Zielsystem ab. Die konkrete Übergabe und ihr Abgleich werden im Projekt festgelegt.
Bleiben Unterlagen während des Projekts verfügbar?
Zugriff, Priorisierung und gegebenenfalls Scan-on-Demand werden mit dem Projektablauf abgestimmt. Dafür werden ein Bearbeitungsweg und die benötigten Servicezeiten vereinbart.
Müssen Originalakten anschließend vernichtet werden?
Nein. Rückgabe, physische Einlagerung und eine gegebenenfalls freigegebene Vernichtung sind getrennte Leistungen. Die Digitalisierung allein löst keine Vernichtung aus.
Praxiswissen für Ihr Projekt
Vertiefen Sie die Planung mit einem passenden Fachbeitrag.