Dokumente und Bestand
Mengen, Formate, Zustand, Sortierung und erforderliche Vorbereitung beeinflussen die Erfassung und Digitalisierung.
Investition und Projektplanung
Digitalisierung: Kosten und Nutzen gemeinsam planen.
Welche Dokumentenprozesse sollten Sie zuerst verbessern – und welcher Aufwand ist dafür sinnvoll? GAA unterstützt Sie dabei, Vorhaben einzugrenzen, Kostenfaktoren zu verstehen und einen tragfähigen Einstieg zu planen. Im Mittelpunkt stehen Ihre Abläufe, die vorhandenen Systeme und der Nutzen, den Sie im späteren Betrieb tatsächlich erreichen möchten.
Mit dem richtigen Prozess beginnen
Ein sinnvoller Einstieg liegt dort, wo sich ein konkretes Problem abgrenzen lässt: Unterlagen werden mehrfach erfasst, Informationen fehlen im Zielsystem oder Vorgänge warten auf die richtige Zuordnung. Wir betrachten, welcher Teil des Ablaufs sich gezielt verbessern lässt und welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen.
Dabei werden täglicher Dokumenteneingang und einmalige Bestandsprojekte getrennt geplant. Eine laufende Postverarbeitung hat andere Mengen- und Übergabeanforderungen als die Digitalisierung eines abgeschlossenen Aktenarchivs.
Welche Faktoren den Aufwand bestimmen
Benötigte Informationen
Dokumentenklassen, Datenfelder, Metadaten und Prüfregeln bestimmen die Tiefe der Verarbeitung.
Systeme und Übergaben
Vorhandene Schnittstellen, Datenformate, Berechtigungen und Rückmeldungen der Zielsysteme prägen die Integration.
Einführung und Betrieb
Tests, Schulung, interne Mitarbeit, Support, Aufbewahrung und laufende Verarbeitung gehören in die Gesamtsicht.
Alternativen anhand desselben Ziels vergleichen
Software im eigenen Betrieb, ein operativer Service oder eine kombinierte Lösung können zum gleichen fachlichen Ziel führen. Für einen brauchbaren Vergleich müssen Leistungsumfang, Zuständigkeiten und Qualitätsanforderungen jedoch übereinstimmen.
Neben Projekt- und Betriebskosten berücksichtigen Sie den internen Arbeitsaufwand und den Umgang mit Ausnahmen. Eine vermeintlich günstige Erfassung kann zusätzlichen Aufwand auslösen, wenn Daten anschließend nachgearbeitet werden müssen. Deshalb betrachten wir den Ablauf bis zur nutzbaren Übergabe.
Erwartungen vor einer Ausweitung prüfen
Eine Erprobung ersetzt keine pauschale Rentabilitätszusage. Sie schafft eine bessere Grundlage, um den vereinbarten Prozess weiterzuentwickeln und Investitionsentscheidungen einzuordnen.
Ausgangslage beschreiben
Dokumentenmengen, Arbeitsschritte, Engpässe und vorhandene Anwendungen aufnehmen.
Ziel und Umfang festlegen
Gewünschte Ergebnisse, Leistungsgrenzen und die zu vergleichenden Varianten bestimmen.
Repräsentative Fälle erproben
Typische Vorgänge und Klärfälle gemeinsam prüfen; benötigte Nacharbeit sichtbar machen.
Einführung planen
Abnahme, Umstellung, Schulung und Betriebsverantwortung in einen nachvollziehbaren Ablauf bringen.
Was wurde aus dem Förderprogramm Digital Jetzt?
Das frühere Bundesprogramm Digital Jetzt unterstützte kleine und mittlere Unternehmen bis zum 31. Dezember 2023. Ein laufender Zugang zu dieser Förderung wird hier nicht angeboten.
Mögliche andere Förderangebote müssen zum konkreten Zeitpunkt, Unternehmen und Vorhaben gesondert anhand der jeweils geltenden Programmbedingungen geprüft werden. Wir planen Ihr Dokumentenprojekt auf Grundlage seines fachlichen und wirtschaftlichen Nutzens, ohne eine Förderzusage vorwegzunehmen.
Häufige Fragen zur Projektplanung
Was kostet ein Digitalisierungsprojekt?
Ein belastbarer Umfang ergibt sich aus Dokumentenmenge, Vorbereitung, Erfassungstiefe, Schnittstellen und Betriebsmodell. GAA grenzt diese Faktoren mit Ihnen ab, bevor ein passendes Projektangebot ausgearbeitet wird.
Können wir mit einem kleinen Bestand beginnen?
Ja. Ein abgegrenzter Bestand oder ein einzelner Dokumentenprozess kann als Einstieg vereinbart werden. Die Auswahl sollte typische Unterlagen und die relevanten Ausnahmefälle abdecken.
Sind Kosteneinsparungen durch Digitalisierung garantiert?
Nein. Das Ergebnis hängt unter anderem von Ausgangslage, Nutzung, Bearbeitungsregeln und internem Aufwand ab. Erwartete Verbesserungen sollten mit geeigneten Messgrößen im konkreten Prozess überprüft werden.
Kann GAA die Umsetzung nach der Planung übernehmen?
Ja. Software, Integration, Scanservice, laufende Dokumentenverarbeitung und Betrieb können entsprechend dem vereinbarten Vorhaben kombiniert werden.