Archivmigration vorbereiten: die Checkliste

GAA JOURNAL · PRAXISWISSEN

Eine Archivmigration ist vorbereitet, wenn feststeht, welche Dokumente und Zusammenhänge erhalten bleiben, wie sie ins Zielsystem gelangen und wie das Ergebnis geprüft wird. Der reine Dateiexport reicht dafür häufig nicht. Metadaten, Aktenbezüge, Versionen, Berechtigungen und noch laufende Vorgänge gehören in ein gemeinsames Übernahmekonzept.

1. Den Bestand fachlich und technisch inventarisieren

Erfassen Sie zuerst Quellsystem, Version, Datenmenge, Dokumentenarten und verfügbare Exportwege. Benennen Sie zusätzlich den fachlichen Eigentümer des Bestands. Er kann beurteilen, welche Beziehungen für die spätere Arbeit erforderlich sind.

Prüfen Sie Sonderfälle ausdrücklich: mehrteilige Dokumente, Anhänge, verschiedene Dateiformate, ältere Versionen, gesperrte Vorgänge und Datensätze ohne vollständige Suchmerkmale. Ein Export der häufigsten Dokumentenart bildet diese Fälle nicht automatisch ab.

Erstellen Sie ein Bestandsverzeichnis, das auch Ausschlüsse dokumentiert. Wenn bestimmte Versionen, Protokolle oder Objekte nicht übernommen werden sollen, braucht diese Entscheidung einen Verantwortlichen und eine nachvollziehbare Begründung.

2. Eine Zuordnungstabelle für die Metadaten erstellen

Schreiben Sie für jedes benötigte Feld auf, wie es im Quellsystem heißt, welcher Datentyp vorliegt und wo es im Zielsystem gespeichert wird. Legen Sie Regeln für leere Werte, führende Nullen, Datumsformate, Mehrfachwerte und abweichende Bezeichnungen fest.

Ein fiktives Beispiel: Die alte Aktennummer „000471“ darf bei der Übertragung nicht unbemerkt zu „471“ werden, wenn andere Anwendungen weiterhin die sechsstellige Kennung erwarten. Ebenso muss eine Dokumentenart im Zielsystem eindeutig auf die ursprüngliche Kategorie zurückführbar bleiben.

Bereinigen Sie Daten nur nach vereinbarten Regeln. Eine Migration ist kein geeigneter Anlass für unbemerkte inhaltliche Änderungen an Dokumenten oder eine eigenmächtige Verkürzung von Aufbewahrungszeiträumen.

3. Die Testmigration an konkreten Abnahmekriterien messen

• Vollständigkeit
  Bestandszahlen und Ausnahmen nach Akten- oder Dokumentenklasse abgleichen. Eine gleiche Gesamtsumme allein beweist keine richtige Zuordnung.
• Datei und Inhalt
  Lesbarkeit, unterstützte Formate und bei unveränderter Übertragung geeignete Integritätsprüfungen einbeziehen. Konvertierungen gesondert prüfen.
• Recherche und Zusammenhang
  Nach vereinbarten Merkmalen suchen und Aktenbezug, Anhänge, Versionen sowie benötigte Beziehungen kontrollieren.
• Berechtigungen
  Mit repräsentativen Rollen testen, ob erlaubte Zugriffe funktionieren und nicht vorgesehene Zugriffe ausgeschlossen bleiben.
• Weiterarbeit
  Prüfen, ob laufende Vorgänge, Schnittstellen und neue Dokumenteneingänge nach dem Wechsel wie vorgesehen bearbeitet werden können.

4. Den Umstellungszeitpunkt und Rückfallweg planen

Während einer Migration können im alten System neue Dokumente entstehen. Legen Sie daher fest, ob der Bestand zu einem Stichtag eingefroren oder eine zusätzliche Übertragung der Änderungen benötigt wird. Der Umgang mit zwischenzeitlichen Änderungen muss im Test nachvollzogen werden.

Benennen Sie Verantwortliche für Freigabe, Kommunikation und Störungen. Halten Sie fest, wie Mitarbeitende bei Problemen an benötigte Unterlagen gelangen und unter welchen Bedingungen die Umstellung unterbrochen wird. Quellsystem und Sicherungen werden nicht vorschnell abgeschaltet oder gelöscht.

Die abschließende Entscheidung beruht auf dokumentierten Ergebnissen: Was wurde erfolgreich übernommen, welche Ausnahmen sind noch offen und wie werden diese bearbeitet? Ein technischer Lauf ohne Fehlermeldung ersetzt die fachliche Abnahme nicht.

5. Nach dem Wechsel den Betrieb stabilisieren

Planen Sie eine Phase zur Bearbeitung von Rückfragen und Fehlzuordnungen ein. Beobachten Sie Suchprobleme, fehlende Dokumentbezüge und Störungen an Übergaben. Für jede Korrektur sollte erkennbar bleiben, welchen Datensatz sie betrifft und welche Regel angepasst wurde.

Aktualisieren Sie Dokumentation, Zuständigkeiten und Exportwege des neuen Systems. Die nächste Migration lässt sich leichter vorbereiten, wenn Datenstrukturen und Verantwortlichkeiten bereits im laufenden Betrieb nachvollziehbar sind.

So unterstützt GAA Ihre Archivmigration

GAA verbindet Bestandsanalyse, Migrationsplanung, Datenübernahme, Test und Ergebnisabgleich mit dem passenden DMS- und Betriebskonzept. Bei Bedarf werden auch Papierbestände digitalisiert und in die neue Struktur aufgenommen.

Für den Einstieg sind Quellsystem, ungefähre Mengen, benötigte Suchmerkmale und die gewünschte Zielanwendung entscheidend. Gemeinsam lässt sich daraus ein abgegrenzter Testbestand bestimmen, an dem technische Übertragung und spätere Nutzung geprüft werden.

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Redaktioneller Stand: 23. Oktober 2026. Prozessbezogene Planungshilfe; der konkrete Umfang wird im Projekt vereinbart.