Vertragsanlage
Eingänge ordnen, vereinbarte Daten erfassen und Unterlagen für die Anlage des Vertragsvorgangs bereitstellen.
Leasinggesellschaften
Leasingunterlagen zu vollständigen Vertragsvorgängen verbinden.
Vertragsunterlagen, Nachweise, Rechnungen und spätere Ergänzungen treffen häufig getrennt ein. GAA verbindet Erfassung, KI-gestützte Zuordnung, Vollständigkeitsprüfung und Übergabe an Ihre Fachanwendungen. So erhält Ihr Team einen strukturierten Vorgang mit erkennbarem Bearbeitungsbedarf. Software, Integration und laufende Verarbeitung werden passend zu Ihrem Vertragsprozess zusammengestellt.
Passende Lösungen für Ihren Ablauf
Den nächsten Vertragsschritt vorbereiten.
Bei der Vertragsanlage werden andere Unterlagen benötigt als bei einer Änderung im laufenden Vertrag oder bei der Bearbeitung einer Rechnung. Ausgangspunkt ist deshalb der jeweilige Arbeitsschritt: Welche Dokumente müssen vorliegen, wie wird ihr Vertragsbezug bestimmt und welche Abweichungen verhindern die weitere Bearbeitung?
GAA bildet diese Regeln in der Verarbeitung ab. Ihr Fachsystem bleibt für die dort vorgesehenen Vertrags- und Geschäftsentscheidungen führend. Wir bereiten die Dokumente und Daten auf, verbinden zusammengehörende Eingänge und machen offene Punkte für die zuständige Bearbeitung sichtbar.
Laufender Vertrag
Nachreichungen und Korrespondenz dem bestehenden Vertrag zuordnen und Änderungen nachvollziehbar weitergeben.
Rechnung und Abrechnung
Rechnungsunterlagen mit dem erforderlichen Vorgangsbezug für Prüfung, Freigabe und Buchhaltung aufbereiten.
Bestandsakten
Vorhandene Papier- und Digitalunterlagen in eine abgestimmte Vertragsaktenstruktur überführen.
Beispielablauf: Mehrere Anlagen, ein unvollständiger Vorgang.
Ein Händler sendet in diesem beispielhaften Ablauf Vertragsunterlagen und ergänzende Anlagen. Die Verarbeitung erkennt die Dokumentenarten und erfasst die vorgesehenen Identifikationsmerkmale. Anschließend wird geprüft, ob der Vertragsbezug eindeutig ist und welche für den nächsten Schritt erforderlichen Unterlagen bereits vorliegen.
Eine fehlende Anlage wird als offener Punkt erkennbar. Eine später eingehende Ergänzung kann dem vorhandenen Vorgang zugeordnet werden, sofern die vereinbarten Merkmale dafür ausreichen. Passt ein Bezug nicht eindeutig, wird die Zuordnung zur Klärung bereitgestellt. Das Beispiel beschreibt die Dokumentenlogik und ersetzt keine fachliche Vertragsentscheidung.
Nachreichungen und Rückmeldungen mitdenken.
Ein Vertragsvorgang entsteht selten mit einem einzigen Eingang. Deshalb planen wir neue Unterlagen, erneute Übertragungen, Korrekturen und Rückmeldungen des Zielsystems von Anfang an mit ein. So wird klar, welcher Bearbeitungsstand übergeben wird und was Ihr Team noch ergänzen muss.
Mit Ihrer IT legen wir Datenfelder, Dokumentenklassen und Übergabeformate fest. Dazu gehört die Frage, wie bestehende Vertragsdaten genutzt werden dürfen, wie Ihr System eine Annahme bestätigt und wer fehlerhafte oder abgewiesene Übergaben bearbeitet.
Bearbeitung und Technik nach Bedarf aufteilen.
GAA kann passende Software bereitstellen, die Verarbeitung einrichten, Schnittstellen entwickeln und den technischen Support übernehmen. Ergänzend lassen sich Datenerfassung, Klärung, Qualitätskontrolle und laufender Betrieb als Dienstleistung beauftragen. Der Leistungsumfang kann mit einem abgegrenzten Prozess beginnen und später erweitert werden.
Wesentliche Qualitätsmerkmale sind die richtige Vertragszuordnung, die vollständige Übernahme der Dokumente und nachvollziehbare Klärungsgründe. Bearbeitungszeiten, Servicefenster und Eskalationen werden auf den konkreten Auftrag abgestimmt. Für Ihre Prüfung werden relevante Sicherheits- und Qualitätsnachweise zugeordnet.
Ein Einstieg mit klaren Abnahmekriterien.
Die Kalkulation richtet sich unter anderem nach Dokumentenvielfalt, Regelumfang, Schnittstellen, Nachbearbeitung und gewünschtem Service. Eine reine Seitenzahl beschreibt den Aufwand eines Leasingprozesses nur unvollständig.
Unterlagen und Vertragsbezüge aufnehmen
Eingangskanäle, Dokumentenarten, Volumen und erforderliche Zuordnungsmerkmale gemeinsam durchgehen.
Vollständigkeit beschreiben
Pflichtunterlagen und Prüfregeln je Bearbeitungsschritt festlegen; Ausnahmen und Verantwortliche benennen.
Am Vorgang testen
Vollständige Eingänge, Nachreichungen, Mehrdeutigkeiten und Rückmeldungen aus dem Fachsystem prüfen.
Kontrolliert übernehmen
Ergebnisqualität abnehmen, Betrieb organisieren und Änderungen an Dokumenten oder Regeln geordnet übernehmen.
Fragen zur Dokumentenverarbeitung im Leasing.
Kann GAA nur Nachreichungen oder einzelne Dokumentenarten übernehmen?
Ja. Der Einstieg kann auf einen klar abgegrenzten Bedarf beschränkt werden. Wichtig sind definierte Vertragsmerkmale, Übergaben und Zuständigkeiten.
Was passiert, wenn eine Vertragsnummer fehlt?
Gemeinsam wird festgelegt, ob andere Merkmale eine sichere Zuordnung ermöglichen. Reichen sie nicht aus oder widersprechen sich Angaben, folgt der definierte Klärungsweg.
Ist eine vollständig automatische Verarbeitung vorgesehen?
Das Automatisierungsniveau richtet sich nach Dokumentenqualität, verfügbaren Daten und zulässigen Entscheidungen. Schwierige oder unsichere Eingänge benötigen eine verantwortliche Klärung.
Muss die bestehende Leasingsoftware ersetzt werden?
Nein. GAA kann Ihre Fachanwendung durch Dokumentenerfassung und Verarbeitung ergänzen. Der konkrete Integrationsweg wird mit Ihrer IT festgelegt.
Praxiswissen für Ihr Projekt
Vertiefen Sie die Planung mit einem passenden Fachbeitrag.