Archiv digitalisieren: Was bestimmt die Kosten?

GAA JOURNAL · PRAXISWISSEN

Die Kosten einer Archivdigitalisierung hängen davon ab, welcher nutzbare Bestand entstehen soll. Neben der Menge zählen der Zustand der Akten, die Dokumententrennung, Suchmerkmale, Qualitätskontrollen und die Übergabe in Ihr Zielsystem. Ein Preis pro gescannter Seite allein beschreibt diesen Umfang nur unvollständig. Für einen belastbaren Vergleich brauchen Angebote dieselbe Leistungsbeschreibung.

1. Erst das Ziel beschreiben, dann Seiten zählen

Eine Personalakte, eine technische Projektakte und ein gleichförmiger Rechnungsbestand stellen unterschiedliche Anforderungen. Soll später nur nach einer Aktennummer gesucht werden, oder müssen einzelne Verträge, Zeichnungen und Nachweise separat auffindbar sein? Diese Entscheidung beeinflusst Vorbereitung und Erschließung erheblich.

Beschreiben Sie deshalb die spätere Nutzung: Wer sucht welche Unterlagen, welche Merkmale werden benötigt und in welcher Anwendung sollen die Dateien bereitstehen? Erfassen Sie auch, ob Mitarbeitende während der Bearbeitung weiterhin auf bestimmte Originale zugreifen müssen.

2. Diese Kostenblöcke gehören in den Vergleich

• Bestandsaufnahme und Vorbereitung
  Aktenarten, Zustand, Heftungen, Register, Sonderformate und vorhandene Ordnung bestimmen den Aufwand vor dem eigentlichen Scan.
• Digitalisierung und Dokumententrennung
  Umfang, Formate und die vereinbarte Aufteilung in Dateien bestimmen, was technisch erzeugt und später geprüft werden muss.
• Indexierung und Erschließung
  Aktennummer, Dokumentenart, Datum oder weitere Suchmerkmale werden vereinbart. Automatische Erkennung und erforderliche Nachbearbeitung gehören zusammen.
• Qualitätskontrolle und Korrektur
  Lesbarkeit, Vollständigkeit und Zuordnung brauchen messbare Abnahmekriterien und einen geregelten Umgang mit Abweichungen.
• Logistik und Zielsystem
  Abholung, Übergaben, laufende Abrufe, Importdateien und Schnittstellen können eigene Positionen sein. Rückgabe oder Einlagerung der Originale werden gesondert festgelegt.

3. Ein Musterbestand macht Annahmen überprüfbar

Wählen Sie für die Angebotsklärung mehrere typische Akten einschließlich schwieriger Fälle aus. Ein sorgfältig aufbereiteter Musterordner reicht nicht, wenn der übrige Bestand lose Blätter, Faltpläne oder uneinheitliche Register enthält. Halten Sie fest, welche Abweichungen im Gesamtbestand zu erwarten sind.

Lassen Sie am Muster prüfen, wie die gewünschte Dateistruktur, Suchmerkmale und Übergabe funktionieren. Das Ergebnis ist eine gemeinsame Leistungsbeschreibung: Was wird vorbereitet, wie wird getrennt, was wird erfasst und wie wird die Qualität beurteilt? Dadurch lassen sich Rückfragen und unterschiedliche Preisannahmen sichtbar machen.

Ein neutraler Vergleich: Zwei gleich große Bestände können verschieden aufwendig sein. Beim ersten genügt eine Datei pro Akte; beim zweiten müssen zahlreiche Dokumente getrennt und einzeln mit Metadaten versehen werden. Die Ordnerzahl allein bildet diesen Unterschied nicht ab.

4. Vollscan, Teilscan oder Scan-on-Demand?

Ein häufig genutzter Bestand kann einen vollständigen Scan rechtfertigen. Bei selten benötigten Unterlagen lohnt sich der Vergleich mit Einlagerung und bedarfsweiser Digitalisierung. Ein Mischmodell kann aktive Akten digitalisieren und wenig genutzte Restbestände zunächst physisch verfügbar halten.

Vergleichen Sie über denselben Zeitraum: einmalige Einrichtung und Digitalisierung, fortlaufende Einlagerung, Abruf und Bereitstellung sowie den internen Aufwand. Nutzen Sie Ihre tatsächlichen Abrufzahlen und Suchzeiten. Eine pauschale Einsparquote oder eine allgemein günstigste Variante lässt sich daraus nicht ableiten.

5. Originale und Abnahme vor dem Start klären

Der Scanauftrag entscheidet nicht automatisch über die spätere Vernichtung der Papierunterlagen. Originalbedarf, Aufbewahrungsvorgaben und eine gegebenenfalls gewünschte ersetzende Digitalisierung werden dokumentenbezogen geklärt. Die BSI TR-RESISCAN beschreibt Anforderungen an einen geregelten Scanprozess; sie ersetzt keine Einzelfallentscheidung über die Originale.

Für die Abnahme sollten vereinbarte Mengen, Lesbarkeit, Dokumentenzuordnung und der erfolgreiche Import kontrollierbar sein. Legen Sie fest, wie fehlende Dateien, unlesbare Seiten oder falsche Suchmerkmale gemeldet und korrigiert werden.

So unterstützt GAA Ihr Archivprojekt

GAA verbindet Bestandsaufnahme, eigene Logistik, Vorbereitung, Scanservice und Qualitätskontrollen mit der vereinbarten Datenübergabe. Physische Archivierung, Scan-on-Demand und die Anbindung an ein DMS lassen sich passend zum Bestand kombinieren.

Für das erste Gespräch genügen zunächst Aktenarten, eine ungefähre Größenordnung, der gewünschte Zugriff und das vorgesehene Zielsystem. Daraus lässt sich festlegen, welche Muster benötigt werden und wie ein vergleichbarer Projektumfang beschrieben wird. Sensible Originalunterlagen übermitteln Sie erst über einen abgestimmten sicheren Weg.

Passende Leistungen

Scanservice für Akten und Unternehmensarchive · Bestehende digitale Archive migrieren

Weiterführende Quelle

BSI: Ersetzendes Scannen / TR-RESISCAN

Redaktioneller Stand: 24. Oktober 2026. Originalbedarf und rechtliche Anforderungen werden dokumentenbezogen geprüft.

Archivierung mit dem späteren Softwarebetrieb abstimmen

Planen Sie neben den Scandateien eine Übergabeliste: eindeutige Dokumentenkennung, Aktenbezug, vereinbarte Metadaten, Dateiformat und Importergebnis. Testen Sie mit einem Muster, ob die Unterlagen nach der Übernahme tatsächlich gefunden und angezeigt werden können. Ein erfolgreicher Dateitransfer ist noch keine fachliche Abnahme.

Archivierung und Datensicherung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein Backup unterstützt die Wiederherstellung; der geregelte Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Dokumenten braucht zusätzlich nachvollziehbare Ablage, Zugriff, Fristen und Verantwortlichkeiten. Welche Originale erhalten bleiben müssen, wird für die jeweilige Dokumentenart geklärt.