Öffentliche Verwaltung

Verwaltungsakten digitalisieren.

GAA digitalisiert Aktenbestände und laufende Eingänge für öffentliche Auftraggeber. Wir verbinden Vorbereitung, Scanservice, Datenerfassung und die nachvollziehbare Übergabe an DMS oder Fachverfahren. Aktenplan, Register, Reihenfolge und Metadaten werden dabei ebenso berücksichtigt wie Schutzbedarf, Qualitätskontrolle und der Zugriff auf Unterlagen während des Projekts.

Verwaltungsprojekt besprechen

Passende Lösungen für Ihren Ablauf

Die Aktenstruktur muss auch digital verständlich bleiben.

Eine Verwaltungsakte erhält ihren Zusammenhang durch Aktenzeichen, Register, Reihenfolge und Dokumentenbezüge. Vor dem ersten Scan legen wir deshalb fest, welche Struktur erhalten bleibt, welche Metadaten benötigt werden und wie die Akte im Zielsystem genutzt werden soll.

GAA verbindet die Digitalisierung mit eigener Logistik, Datenaufbereitung und Systemintegration. Auch bei unterschiedlichen Bestandsgruppen werden Übernahme, Bearbeitung, Abweichungen und Übergabe nachvollziehbar organisiert. Damit entsteht ein abgegrenzter Auftrag statt einer bloßen Menge von Bilddateien.

Von der Bestandsaufnahme bis zur digitalen Akte.

Bestand und Nutzung aufnehmen

Aktenarten, Mengen, Zustand, Formate, Register und weiterhin benötigte Unterlagen erfassen.
Übernahme organisieren

Verpackung, Transport, Bestandsbezug und Zugriff während der Bearbeitung abstimmen.
Vorbereiten und digitalisieren

Unterlagen für den vereinbarten Scanprozess vorbereiten und die festgelegten Scanparameter anwenden.
Daten und Qualität prüfen

Aktenzeichen, Dokumentenarten und Metadaten erfassen; Vollständigkeit, Reihenfolge und vereinbarte Qualitätsmerkmale kontrollieren.
Übergeben und abgleichen

Dokumente und Daten in das Zielsystem übernehmen und die vereinbarten Ergebnisse sowie Abweichungen abgleichen.

Beispielablauf: Eine Akte mit mehreren Registern.

In diesem Beispiel wird eine gegliederte Papierakte in die vereinbarte digitale Struktur überführt. Register und Dokumente erhalten den vorgesehenen Aktenbezug. Die Qualitätskontrolle prüft die festgelegten Merkmale; unlesbare Stellen oder Abweichungen werden erfasst und dem vereinbarten Klärungsverfahren zugeführt.

Die Abnahme betrachtet auch die spätere Nutzung: Lässt sich die Akte vollständig aufrufen? Sind Dokumente und Metadaten richtig zugeordnet? Bleibt die benötigte Reihenfolge nachvollziehbar? Der Beispielablauf verdeutlicht die Projektfragen und ist keine Darstellung eines bestimmten Kundenauftrags.

Ersetzendes Scannen als Verfahren planen.

GAA bietet Leistungen für ersetzendes Scannen nach BSI TR-03138 RESISCAN. Im konkreten Auftrag werden der Schutzbedarf, die Verfahrensdokumentation, die Kontrollen und die vorgesehenen Maßnahmen zur Integritätssicherung zusammengeführt.

Ob und unter welchen Bedingungen Papieroriginale nach dem Scannen ausgesondert oder vernichtet werden dürfen, wird für die betroffenen Unterlagen gesondert geklärt. Eine Digitalisierung allein ist dafür keine automatische Freigabe. Der weitere Umgang mit Originalen wird daher ausdrücklich in den Projektumfang aufgenommen.

Laufende Eingänge und Zugriff auf Bestände einbeziehen.

Die Bestandsdigitalisierung kann mit einem laufenden digitalen Posteingang verbunden werden. Mit Ihrem Fachbereich und Ihrer IT werden Dokumentenklassen, Aktenbezüge, Übergabeformate und Rückmeldungen abgestimmt. GAA ergänzt vorhandene DMS und Fachverfahren um die benötigte Erfassung und Aufbereitung.

Wenn Papierbestände während der Bearbeitung weiter benötigt werden, planen wir Prioritäten und Zugriffswege vor der Übernahme. Je nach Bedarf lässt sich ein Scan-on-Demand-Ablauf ergänzen. Verfügbarkeiten und Bearbeitungszeiten werden dafür konkret vereinbart.

Eine belastbare Leistungsbeschreibung beginnt mit den richtigen Fragen.

Diese Angaben bestimmen den Leistungsumfang sowie Kosten- und Zeitfaktoren. Vorbereitung, Scanparameter, Metadatentiefe, Qualitätskontrollen, Logistik und Schnittstellen sollten deshalb gemeinsam betrachtet werden.

Bestand und Struktur

Welche Aktenarten, Mengen, Formate, Register und Besonderheiten sind betroffen?

Schutz und Qualität

Welche Zugriffe, Prüfmerkmale, Dokumentationen und Klärungswege werden benötigt?

Zielsystem und Abnahme

Welche Metadaten und Formate übernimmt das Fachverfahren und wie werden Ergebnisse abgeglichen?

Projektorganisation

Welche Teilbestände, Zugriffsbedarfe, Übergaben und Entscheidungen zum Umgang mit Originalen sind einzuplanen?

Fragen zur Digitalisierung von Verwaltungsakten.

Kann GAA die Aktenvorbereitung übernehmen?

Ja. Vorbereitung, Digitalisierung, Datenerfassung und Logistik gehören zu den kombinierbaren Leistungen. Besonderheiten des Bestands werden bei der Auftragsbeschreibung berücksichtigt.

Muss die Verwaltung ihr DMS wechseln?

Nein. Dokumente und Daten können für das vorhandene Zielsystem aufbereitet werden. Die Übergabe und deren Prüfung werden mit der zuständigen IT abgestimmt.

Können Akten während des Projekts weiter benötigt werden?

Ja. Prioritäten, Zugriffswege und ein möglicher Scan-on-Demand-Prozess werden vor der Übernahme vereinbart.

Bedeutet TR-RESISCAN automatisch, dass jedes Original vernichtet werden darf?

Nein. Der Scanprozess und die Entscheidung über Aufbewahrung oder Vernichtung der jeweiligen Originale sind gesondert zu betrachten. Die zuständigen Verantwortlichen legen die Anforderungen und Freigaben fest.