Dokumentenmanagement für Immobilien.

Rechnungen, Verträge, Dienstleisterunterlagen und Korrespondenz verteilen sich schnell auf Postfächer, Ordner und Fachanwendungen. GAA gestaltet mit Ihnen einen Ablauf, der Dokumente dem richtigen Objekt und Vorgang zuordnet und für die zuständige Bearbeitung bereitstellt.

Vorhaben mit GAA besprechen

Drei Einstiege für Ihre Immobilienprozesse

Objektbezogener Posteingang

Briefpost und E-Mails erfassen. Objektkennzeichen, Vertragsbezüge und Empfänger nach vereinbarten Regeln zuordnen.

Digitalen Posteingang ansehen

Rechnung und Freigabe

Rechnungsdaten erfassen, Objekt- und Kostenbezüge prüfen und die verantwortliche Freigabe vorbereiten.

Rechnungseingang organisieren

Objektakten und Altbestände

Papierakten digitalisieren, Register vereinheitlichen und digitale Bestände für ein neues DMS oder Fachsystem aufbereiten.

Aktenmigration planen

Beispiel: Eine Wartungsrechnung für mehrere Objekte

Eine Dienstleisterrechnung enthält mehrere Objektbezüge. Zunächst werden Rechnung und Anlagen zusammengehalten und die vereinbarten Zuordnungsmerkmale erfasst. Wo ein Bezug fehlt oder mehrere Zuordnungen möglich sind, wird die Bearbeitung zur Klärung vorgelegt.

Die fachliche Kostenverteilung und Freigabe bleiben bei den dafür benannten Verantwortlichen. Nach Freigabe werden die vorgesehenen Daten und Unterlagen an Buchhaltung oder Fachanwendung übergeben. Welche Schritte automatisiert werden können, wird anhand Ihrer Dokumente getestet.

Eine nachvollziehbare Struktur je Objekt

Gemeinsam legen wir fest, welche Register, Dokumentenarten und Metadaten Ihre Objektakte braucht. Dazu gehören eindeutige Objektkennzeichen, Vertragsbezüge, Dokumentdatum und Zugriffsrollen. Unterschiedliche Altbezeichnungen werden auf die vereinbarte Struktur abgebildet; nicht eindeutig zuordenbare Dokumente erhalten einen geregelten Klärungsweg.

Beim Systemwechsel migrieren wir herstellerunabhängig in das von Ihnen bereitgestellte Zielsystem, soweit Export- und Importmöglichkeiten sowie Nutzungsrechte dies ermöglichen. Ein Testimport und der Abgleich von Dokumenten und Metadaten gehen der endgültigen Übernahme voraus.

Strukturierung und Migration im Detail

Bestehende Verwaltungssysteme einbeziehen

Ihre Fachanwendung kann weiter das führende System für Objekte, Verträge und Buchungen bleiben. GAA ergänzt Dokumentenerfassung, Workflow und Archivierung. Schnittstellen, Rückmeldungen und Zuständigkeiten werden mit Ihrer IT abgestimmt; eine fertige Anbindung an ein bestimmtes Produkt wird erst nach technischer Prüfung zugesagt.

ELO als Akten- und Postkorbsystem

Dokumente mit Objektakten, Aufgaben, Vertretungen und Bearbeitungsständen verbinden.

ELO und Workflows

Scanservice

Bestehende Papierakten vorbereiten und mit den abgestimmten Metadaten digital bereitstellen.

Objektakten digitalisieren

Integration und Betreuung

Übergaben testen, Fehler bearbeiten und den laufenden Betrieb vereinbaren.

Systemanbindung planen

Fragen aus der Immobilienverwaltung

Was passiert bei einem fehlenden Objektkennzeichen?

Wir vereinbaren, welche weiteren Merkmale für eine eindeutige Zuordnung zulässig sind. Reichen sie nicht aus, übernimmt die benannte Stelle die Klärung.

Können wir mit einem Teilbestand beginnen?

Ja. Ein abgegrenzter Bestand oder ein Rechnungskanal eignet sich, um Struktur, Zuordnungsregeln und Übergabe zu erproben.

Übernimmt GAA die inhaltliche Entscheidung über Umlagen oder Buchungen?

Der hier beschriebene Dokumentenprozess bereitet Informationen und Freigaben vor. Fachliche Entscheidungen und Verantwortlichkeiten werden getrennt festgelegt.

Vom ersten Gespräch zum passenden Ablauf

Beschreiben Sie Ihren heutigen Ablauf, die beteiligten Systeme und den gewünschten nächsten Schritt. Gemeinsam grenzen wir Aufgaben, Übergaben, Testfälle und Leistungsumfang ab. Bitte senden Sie über das Kontaktformular zunächst keine vertraulichen Akten oder personenbezogenen Dokumente.

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