15 Minuten
Für ausgewählte zeitkritische Bankprozesse bestehen SLA-Verarbeitungsfenster von 15 Minuten zwischen Scan und digitaler Lieferung. Der vereinbarte Start- und Endpunkt ist maßgeblich.
Banken und Finanzdienstleister
Digitalisierung für Banken: Posteingang und Dokumentenprozesse.
GAA verbindet digitalen Posteingang, Datenerfassung und Vorgangsprüfung mit Ihren Fachsystemen. Für Banken und Finanzdienstleister ergänzen wir die Verarbeitung um auftragsbezogene DORA-Vertragsanlagen, verbindliche Servicelevels und getestete Notfallverfahren. Von der zeitkritischen Dokumentenübergabe bis zur strukturierten Kundenakte erhalten Sie einen klar beschriebenen Leistungsumfang.
Konkrete Servicelevels für Ihren Bankprozess
Bis 13 Uhr
Taggleiche digitale Bereitstellung bis 13 Uhr ist für geeignete Aufträge bei entsprechend vereinbarter Eingangsschlusszeit möglich.
Unter 72 Stunden
Für geeignete Aufträge können getestete Wiederanlaufzeiten unter 72 Stunden vertraglich vereinbart werden. Umfang und Voraussetzungen werden im Betriebskonzept festgelegt.
Die genannten Zeitfenster gelten auftragsbezogen. Dokumentenumfang, Eingangskanal, Servicezeit, Messbeginn und Übergabepunkt werden im jeweiligen SLA definiert.
DORA-Anforderungen in Ihrer Dienstleisterbeziehung umsetzen
DORA-Ergänzungsvereinbarungen sind bereits Bestandteil zahlreicher GAA-Kundenverträge. Für Ihren Auftrag stimmen wir die Regelungen auf die konkrete Leistung und die Anforderungen Ihrer Bank ab. Einkauf, Informationssicherheit und Auslagerungsmanagement erhalten klar zugeordnete Vertragsunterlagen und Nachweise.
Vertragsanlage und Prüfrechte
Wir bieten auftragsbezogene DORA-Ergänzungsvereinbarungen und räumen die jeweils erforderlichen Zugangs-, Informations- und Prüfungsrechte für die Bank und die zuständigen Aufsichtsbehörden ein.
Vorfallinformation und Eskalation
Für relevante Sicherheitsvorfälle und Betriebsstörungen können verbindliche Melde- und Eskalationsfristen vereinbart werden. Diese werden getrennt von den Bearbeitungs- und Lieferzeiten festgelegt.
Transparente Leistungskette
Relevante Verarbeitungsorte und Unterauftragnehmer werden offengelegt. Änderungen werden nach den vereinbarten Regeln vorab mitgeteilt.
Die Anforderungen werden für den jeweiligen Service eingeordnet, einschließlich seiner Bedeutung für kritische oder wichtige Funktionen der Bank. Zertifikate und Prüfungsberichte unterstützen die Bewertung; die erforderlichen Vertragsrechte und die eigene Dienstleisterbewertung des Finanzunternehmens bleiben davon unberührt.
Sicherheits- und Prüfungsnachweise einordnenPassende Lösungen für Ihren Ablauf
Ein Eingang ist erst dann wertvoll, wenn er zugeordnet ist.
Ein eingescanntes Dokument allein entlastet den Fachbereich noch nicht. Er benötigt den richtigen Kunden- oder Vertragsbezug, die erforderlichen Angaben und einen erkennbaren Bearbeitungsstand. GAA richtet die Verarbeitung nach Ihren Dokumentenklassen und den Anforderungen des nächsten fachlichen Schritts aus.
Briefpost, E-Mails, Anlagen und bereits digitale Bestände können dabei zusammengeführt werden. Wo Informationen fehlen oder sich widersprechen, endet die automatische Verarbeitung an einer definierten Stelle. Der Eingang geht mit Klärungsgrund und Zuständigkeit in die weitere Bearbeitung.
Kunden- und Vertragsakten
Unterlagen übernehmen, Dokumentenarten unterscheiden und die vorgesehenen Kunden-, Vertrags- oder Vorgangsmerkmale erfassen.
Rechnungen und Begleitunterlagen
Eingänge für Prüfung, Freigabe und Buchhaltung aufbereiten und mit den benötigten Bezügen weitergeben.
Bestandsakten und Archive
Papier- und Digitalbestände mit Struktur und Metadaten in die vereinbarte digitale Akte überführen.
Beispielablauf: Eine Nachreichung zur Kundenakte.
Eine E-Mail enthält mehrere Anlagen. Eine davon gehört zu einem bestehenden Vertrag, eine weitere benötigt eine andere Zuständigkeit. In diesem beispielhaften Ablauf werden die Anlagen entsprechend den definierten Trennregeln verarbeitet. Die vorgesehenen Merkmale bestimmen den Bezug; ein Betreff allein ersetzt keine belastbare Zuordnung.
Ein eindeutiges Ergebnis gelangt mit den erfassten Daten in das Zielsystem. Bei mehreren möglichen Treffern, fehlenden Angaben oder widersprüchlichen Bezügen wird ein Klärungsfall erzeugt. Welche Merkmale ausreichen und wer die Entscheidung trifft, legen Ihre Fachverantwortlichen gemeinsam mit GAA fest.
Führende Systeme und Übergaben klar festlegen.
GAA ergänzt Ihre bestehende Systemlandschaft. Wir stimmen ab, welche Anwendung Kunden- und Vertragsdaten führt, welche Informationen die Verarbeitung benötigt und in welchem Format Dokumente, Metadaten und Bearbeitungsergebnisse zurückgegeben werden.
Zur Integration gehören auch Rückmeldungen: Wurde ein Datensatz angenommen? Muss ein Eingang erneut verarbeitet werden? Wie werden nachträgliche Ergänzungen und wiederholte Übertragungen behandelt? Diese Fälle werden zusammen mit der regulären Datenübergabe eingerichtet und getestet.
Auch beim Anbieterwechsel bleiben Ihre Akten nutzbar
Wir können die vollständige Übergabe der vereinbarten Dokumente und Metadaten in einem nutzbaren Format sowie die Unterstützung beim Wechsel vertraglich zusagen. Exportstruktur, Verantwortlichkeiten und Übergangsleistungen werden vorab abgestimmt.
GAA vereinheitlicht darüber hinaus vorhandene Aktenstrukturen und migriert Bestände herstellerunabhängig in das von Ihnen bereitgestellte Zielsystem. So lassen sich laufende Dokumentenverarbeitung und ein späterer Systemwechsel gemeinsam planen.
Softwaremigration und einheitliche AktenstrukturenNotbetrieb und Wiederanlauf praktisch testen
GAA führt regelmäßig dokumentierte Notfall- und Disaster-Recovery-Tests durch. Damit wird geprüft, wie relevante Verarbeitungs- und IT-Leistungen nach einem Ausfall fortgeführt beziehungsweise wiederhergestellt werden können.
Für geeignete Bankenaufträge können wir einen getesteten Wiederanlauf in weniger als 72 Stunden vertraglich vereinbaren. Gemeinsam werden der Auslöser der Zeitmessung, die wiederherzustellende Leistung, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten festgelegt. Die für Ihren Auftrag relevanten Notfallinformationen und Testnachweise stellen wir im abgestimmten vertraulichen Rahmen bereit.
Betrieb, Sicherheit und QualitätMit nachvollziehbaren Testfällen in den Betrieb.
Aufwand und Projektdauer hängen insbesondere von Dokumentenvielfalt, Erkennungs- und Prüfregeln, Schnittstellen und der gewünschten Aufgabenverteilung ab. Ein abgegrenzter Einstieg macht diese Faktoren früh sichtbar.
Prozess abgrenzen
Dokumentenarten, Kanäle, Mengen, Zielsysteme und das gewünschte Bearbeitungsergebnis aufnehmen.
Regeln und Klärung festlegen
Zuordnungsmerkmale, Pflichtangaben, erlaubte Automatisierung und verantwortliche Stellen bestimmen.
Reguläre und schwierige Eingänge testen
Repräsentative Unterlagen, unvollständige Eingänge, widersprüchliche Merkmale und erneute Übertragungen prüfen.
Abnahme und Betrieb organisieren
Ergebnisse abgleichen, Übergaben freigeben und Qualitätskontrolle sowie Änderungspflege festlegen.
Ihre Dienstleisterprüfung vorbereitet beginnen
Auf Anfrage erhalten Sie ein auf die angefragte Leistung abgestimmtes Nachweispaket: aktuelle Zertifikate nach ISO/IEC 27001 und ISO 9001, einschlägige Prüfungsnachweise nach IDW PS 951 beziehungsweise ISAE, Leistungsbeschreibung und relevante Notfallinformationen. Geltungsbereich, Prüfungsgegenstand und Zeitraum werden dem jeweiligen Nachweis zugeordnet. Vertrauliche Unterlagen tauschen wir gegebenenfalls unter einer Geheimhaltungsvereinbarung aus.
Für Einkauf und Auslagerungsmanagement
Leistungsbeschreibung, SLA, DORA-Vertragsanlage, relevante Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und vereinbarte Übergangsleistungen zusammen betrachten.
Für Informationssicherheit und IT
Passende Zertifikate, Prüfungsberichte, Notfallinformationen und technische Übergaben anhand des konkreten Services prüfen.
Anonymisierte Praxisbeispiele und geeignete Referenzen stellen wir auf Anfrage bereit. Eine namentliche Referenz wird im jeweils freigegebenen Rahmen abgestimmt.
Nachweispaket oder Referenz anfragenFragen aus Banken und Finanzdienstleistungen
Was bedeutet das 15-Minuten-Fenster konkret?
Es beschreibt die vereinbarte Zeit zwischen Scan und digitaler Lieferung in ausgewählten zeitkritischen Bankprozessen. Dazu gehören Dokumentenstrecken im Umfeld von Wertpapieraufträgen. Für E-Mail- und Faxeingänge wird der Messbeginn je Prozess und Eingangskanal festgelegt. Die Angabe betrifft die Dokumentenverarbeitung, nicht die Ausführung eines Wertpapiergeschäfts oder die Meldefrist für Sicherheitsvorfälle.
Gilt die Bereitstellung bis 13 Uhr für jeden Auftrag?
Das Zeitfenster kann für geeignete Aufträge bei einer entsprechend vereinbarten Eingangsschlusszeit zugesagt werden. Umfang, Eingangskanäle und Servicezeiten werden im Angebot und SLA festgelegt.
Bietet GAA eine DORA-Ergänzungsvereinbarung an?
Ja. Solche Vereinbarungen bestehen bereits in zahlreichen Kundenbeziehungen. Wir stimmen die Inhalte und erforderlichen Prüfrechte auf die angefragte Leistung ab.
Ersetzen ISO-Zertifikate oder Prüfungsberichte die Prüfrechte?
Die Unterlagen können wesentliche Nachweise für Ihre Dienstleisterbewertung liefern. Die jeweils erforderlichen Zugangs-, Informations- und Prüfungsrechte werden unabhängig davon vertraglich geregelt.
Können vorhandene DMS- und Fachanwendungen weiter genutzt werden?
Ja. Wir stimmen führende Datenbestände, Datenformate, Übergabepunkte und Rückmeldungen mit Ihrer IT ab. Sie können mit einem einzelnen Eingangskanal oder Teilprozess beginnen.
Sind Referenzen verfügbar?
Ja, auf Anfrage stellen wir anonymisierte Praxisbeispiele oder geeignete Referenzen im abgestimmten Freigaberahmen bereit.