DMS auswählen: Anforderungen und Angebote vergleichen

Eine passende Softwarelösung verbindet Dokumente mit den Aufgaben Ihres Teams. Für die Auswahl zählen deshalb neben Funktionen auch Schnittstellen, Zuständigkeiten und laufender Betrieb. Eine klare Leistungsbeschreibung trennt Lizenzen, Einrichtung, Integration und Service und macht Angebote besser vergleichbar.

1. Vom Arbeitsvorgang zur Anforderung

Starten Sie mit einem konkreten Ablauf: beispielsweise einer Rechnung vom Eingang bis zur Buchungsübergabe oder einem Vertrag von der Prüfung bis zur Ablage. Beschreiben Sie, welche Informationen benötigt werden, wer entscheidet und woran die erfolgreiche Bearbeitung erkennbar ist.

Ordnen Sie Anforderungen nach Muss, Soll und späterem Ausbau. Ein Muss könnte sein, dass eine freigegebene Rechnung einschließlich Belegreferenz im vorhandenen Buchhaltungssystem ankommt. Eine zusätzliche Komfortfunktion sollte die Entscheidung nicht von dieser Kernanforderung ablenken.

2. DMS, Workflow und Fachsystem abgrenzen

Das DMS verwaltet Dokumente und zugehörige Merkmale. Ein Workflow organisiert Aufgaben und Bearbeitungsschritte. ERP, Buchhaltung oder Fachverfahren bleiben für die dort geführten Geschäftsdaten verantwortlich. Welche Anwendung den führenden Status hält, muss ausdrücklich vereinbart werden.

Legen Sie am Beispiel fest, was übertragen wird: Datei, Dokumentenkennung, Stammdatenreferenz, Buchungsinformationen oder Freigabestatus. Ebenso wichtig ist die Rückmeldung bei einem Fehler. Eine Schnittstelle ist erst dann ausreichend beschrieben, wenn auch Ablehnung, Wiederholung und Dublettenbehandlung geklärt sind.

3. Herstellerfunktionen am konkreten Angebot prüfen

ELO beschreibt für ELO Invoice for DATEV eine Kombination aus Belegerkennung, Belegworkflow und DATEVconnect-Schnittstelle. Das zeigt, warum ein Produktname allein nicht den gesamten Projektumfang beschreibt. Benötigte Komponenten und die Voraussetzungen der vorhandenen DATEV-Umgebung gehören in die Angebotsklärung.

Prüfen Sie generell Versionen, Module, Nutzungsrechte und technische Voraussetzungen. Lassen Sie unterscheiden, welche Funktion im Standard enthalten ist, was konfiguriert wird und wo zusätzliche Entwicklung erforderlich ist. Bestehende Verträge oder Lizenzen können den benötigten Umfang beeinflussen.

4. Das Betriebsmodell sichtbar machen

Beim Eigenbetrieb übernimmt Ihre IT vereinbarte Aufgaben; bei einem betreuten Betrieb werden Zuständigkeiten mit dem Dienstleister aufgeteilt. Entscheidend ist eine konkrete Liste: Wer betreut Benutzer, Updates, Sicherungen, Überwachung und Wiederherstellung? Wer reagiert bei einer gestörten Schnittstelle?

GAA kann Software, Einführung und Integration mit vereinbarten Service- und Betriebsleistungen verbinden. Der Betrieb in eigenen redundanten Rechenzentren ist ein möglicher Baustein. Welche Variante passt, richtet sich nach Ihrer Systemlandschaft, den Daten und den Anforderungen an Verfügbarkeit und Betreuung.

5. Angebote über denselben Zeitraum vergleichen

Trennen Sie einmalige Aufwände für Analyse, Einrichtung, Migration, Schulung und Schnittstellen von laufenden Kosten für Nutzung, Wartung, Betrieb und Verarbeitung. Berücksichtigen Sie außerdem internen Aufwand und mögliche Kosten bei Änderungen oder einem späteren Systemwechsel.

Vergleichen Sie dieselben Mengen, Benutzergruppen und Leistungen. Ein niedriger Einstiegspreis sagt wenig aus, wenn wichtige Schnittstellen oder die Übernahme bestehender Dokumente fehlen. Lassen Sie offene Annahmen sichtbar im Angebot festhalten, statt sie erst nach der Beauftragung zu klären.

6. Die Abnahme vor der Einführung festlegen

Definieren Sie Testfälle, bevor das System eingerichtet wird: normaler Ablauf, fehlende Angabe, doppelte Übergabe, abwesende freigebende Person und zeitweise nicht erreichbares Zielsystem. Prüfen Sie außerdem, ob Berechtigungen auch bei Suche, Export und Vertretung greifen.

Zur Abnahme gehören die Dokumentation, die Einweisung der Beteiligten und benannte Ansprechpartner für Störungen. Ein späterer Datenexport sollte mit vereinbarten Dateien und Metadaten beschrieben sein. So bleibt nachvollziehbar, welche Leistung übernommen wurde und welche Erweiterungen gesondert geplant werden.

So bereiten Sie ein Gespräch mit GAA vor

Benennen Sie einen vorrangigen Prozess, Ihre vorhandenen Anwendungen und den gewünschten nächsten Arbeitsschritt. Ergänzen Sie ungefähr erwartete Mengen, Benutzergruppen und bekannte Engpässe. Für die erste Einordnung reichen diese Angaben; vertrauliche Beispieldokumente werden erst über einen abgestimmten sicheren Weg ausgetauscht.

GAA unterstützt bei der Auswahl passender Partnerlösungen sowie bei Einrichtung, Schnittstellenentwicklung und Support. Eigene Anwendungen und projektbezogene Entwicklungen werden nach ihrem jeweiligen Einsatzzweck eingeordnet. Welche Software und Nutzungsrechte beauftragt werden, wird im Angebot konkret festgehalten.

Ihr nächster Schritt

Beschreiben Sie Ihren vorrangigen Prozess und das gewünschte Ergebnis.

Passende Leistungen

Quellen und Einordnung

ELO Invoice for DATEV: Komponenten und Workflow

Redaktioneller Stand: 24. Oktober 2026. Die Checklisten sind redaktionelle Planungshilfen. Herstellerfunktionen und konkreter Projektumfang sind getrennt zu prüfen.