Empfänger und Zugänge
Wer darf welche Unterlagen sehen, und wohin gelangen Sendungen mit unklarer Zuordnung?
Digitaler Postbote
Digitaler Postbote. Ihre Briefpost digital erhalten.
Wenn Briefpost erst intern verteilt werden muss, fehlen Informationen häufig dort, wo gerade gearbeitet wird. Mit dem digitalen Postboten übernimmt GAA die vereinbarte Digitalisierung und Bereitstellung Ihrer Eingangspost. Berechtigte Mitarbeitende erhalten die Unterlagen über den abgestimmten Zugangsweg. So schaffen Sie einen übersichtlichen Einstieg in die digitale Postverarbeitung, passend zu Ihrem Unternehmen.
Ein klarer Einstieg für Unternehmen mit Briefpost
Der digitale Postbote passt, wenn Sie eingehende Briefe für ein verteiltes Team nutzbar machen und interne Postwege vereinfachen möchten. Im Mittelpunkt stehen die geregelte Übernahme, Digitalisierung und Bereitstellung der vereinbarten Sendungen. Die Zuordnung zu Empfängern oder Bearbeitungsstellen wird auf Ihren Bedarf abgestimmt.
GAA kann den Service um weitere Leistungen ergänzen. Dazu gehören die Aufbereitung von Daten, die Übernahme vereinbarter E-Mail-Eingänge und die Anbindung an eine vorhandene Dokumentenablage. Welche Bausteine sinnvoll sind, ergibt sich aus Ihren Eingangskanälen und dem weiteren Bearbeitungsweg.
So gelangt die Post zu Ihrem Team
Übernahme abstimmen
Eingangsweg, betroffene Sendungen, berechtigte Empfänger und Ansprechpartner für Rückfragen festlegen.
Unterlagen vorbereiten und digitalisieren
Die vereinbarten Dokumente für die Verarbeitung aufbereiten und als digitale Dateien erfassen. Besondere Sendungen erhalten die abgestimmte Behandlung.
Zuordnen und bereitstellen
Die Unterlagen nach den eingerichteten Merkmalen an die vorgesehene Stelle übergeben. Berechtigungen begrenzen den Zugriff auf den festgelegten Personenkreis.
Originale und Rückfragen behandeln
Aufbewahrung, Rücklieferung, Weiterleitung oder Vernichtung nach dem beauftragten Umfang organisieren. Unklare Sendungen einem vereinbarten Klärungsweg zuweisen.
Digitaler Postbote oder umfassender digitaler Posteingang?
Der digitale Postbote konzentriert sich auf den Zugang zu Ihrer Briefpost und deren vereinbarte Verteilung. Wenn mehrere Eingangskanäle, umfangreiche Datenfelder, komplexe Geschäftsregeln oder automatische Vorgangszuordnungen benötigt werden, ist der digitale Posteingang der passende weiterführende Leistungsbereich.
Beide Angebote lassen sich in einer Entwicklungslinie planen: zunächst Briefpost digital verfügbar machen, anschließend ausgewählte Dokumentenarten und wiederkehrende Bearbeitungsschritte automatisieren. Sie bestimmen, welchen Umfang Sie benötigen und welche Aufgaben im eigenen Team bleiben.
| Ihr Bedarf | Passender Einstieg |
|---|---|
| Briefpost digital für berechtigte Mitarbeitende bereitstellen | Digitaler Postbote mit abgestimmtem Bereitstellungsweg |
| E-Mails, Anhänge und Briefpost gemeinsam verarbeiten | Digitaler Posteingang mit definierter Mehrkanalverarbeitung |
| Daten auslesen, Vorgänge prüfen und Zielsysteme bedienen | KI-Dokumentenverarbeitung, Workflows und Systemintegration |
Vor dem Start die wichtigen Regeln klären
Mengen, Dokumentenumfang, Aufbereitungsbedarf und Bereitstellungsweg bestimmen zusammen mit den vereinbarten Servicezeiten den Aufwand. Daraus entsteht ein Angebot mit einem nachvollziehbaren Leistungsumfang.
Sendungen und Originale
Welche Unterlagen werden verarbeitet, welche benötigen eine besondere Behandlung und wie wird mit den Papieroriginalen umgegangen?
Leistungszeiten und Rückfragen
Welche Bearbeitungs- und Bereitstellungszeiten werden vereinbart, und wer ist im eigenen Unternehmen für Klärungen zuständig?
Häufige Fragen zum digitalen Postboten
Können Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten zugreifen?
Der Bereitstellungsweg und die Berechtigungen werden für die vorgesehenen Nutzer abgestimmt. So kann die digitale Post dem berechtigten Team unabhängig von der internen Papierverteilung zugänglich gemacht werden.
Was geschieht mit den Papieroriginalen?
Das wird vor dem Start vereinbart. Aufbewahrung, Rücklieferung, Weiterleitung und Vernichtung sind unterschiedliche Leistungen und werden nicht pauschal für alle Dokumente vorausgesetzt.
Werden alle eingehenden Sendungen automatisch geöffnet und verarbeitet?
Für den beauftragten Service wird festgelegt, welche Sendungen verarbeitet werden dürfen. Ausnahmen, besondere Unterlagen und unklare Empfänger erhalten eine abgestimmte Regelung.
Können wir später weitere Verarbeitungsschritte ergänzen?
Ja. GAA kann den Einstieg mit Datenerfassung, Mehrkanalverarbeitung, Dokumentenmanagement und Schnittstellen verbinden. Der Ausbau richtet sich nach dem gewünschten Arbeitsablauf.