Schadenunterlagen
Meldungen und ergänzende Belege erfassen, Dokumentenarten unterscheiden und den vorgesehenen Schadenbezug ermitteln.
Versicherungen
Versicherungspost in bearbeitbare Schaden- und Servicevorgänge überführen.
Schadenmeldungen, Vertragskorrespondenz und ergänzende Nachweise erreichen Versicherer über unterschiedliche Kanäle. GAA übernimmt den Dokumenteneingang, erfasst relevante Daten und ordnet Unterlagen den vorgesehenen Vorgängen zu. Wir verbinden die Verarbeitung mit Ihren Fachanwendungen und organisieren auch den Umgang mit fehlenden Angaben, uneindeutigen Bezügen und nachgereichten Dokumenten.
Passende Lösungen für Ihren Ablauf
Den Vorgang über alle Eingangskanäle zusammenhalten.
Eine Schadenmeldung trifft digital ein, ein ergänzender Beleg später als Brief und eine Rückfrage über einen weiteren Eingang. Der Fachbereich benötigt die zusammengehörenden Informationen im richtigen Schaden- oder Servicevorgang. GAA strukturiert die Verarbeitung nach Dokumentenarten, Identifikationsmerkmalen und Bearbeitungszuständigkeiten.
Dabei wird vereinbart, ob mehrere Dokumente aus einer Nachricht getrennt verarbeitet werden müssen und welche Eingangsmerkmale erhalten bleiben. Der Bezug zu Vertrag, Schaden oder Serviceanliegen wird anhand Ihrer Regeln bestimmt. Ein unklarer Eingang erhält einen Bearbeitungsgrund und einen definierten Empfänger.
Was GAA für Ihre Bearbeitung vorbereitet.
Welche Dokumente in welcher Tiefe geprüft werden, wird je Prozess beschrieben. Die technische Dokumentenverarbeitung wird dabei von der fachlichen Schaden- oder Leistungsentscheidung abgegrenzt.
Vertrags- und Servicekorrespondenz
Anliegen klassifizieren und Informationen an die zuständige Bearbeitung oder den passenden Workflow weitergeben.
Daten für das Fachsystem
Die benötigten Angaben auslesen, nach Ihren Regeln prüfen und mit dem Dokumentenbezug übergeben.
Bestandsakten
Papier- und Digitalbestände mit vereinbarter Struktur und Metadaten für die weitere Nutzung aufbereiten.
Beispielablauf: Ein Beleg zur bestehenden Schadenmeldung.
Ein Versicherungsnehmer reicht in diesem Beispiel einen Beleg nach. Die Verarbeitung erkennt die Dokumentenart und ermittelt den vorgesehenen Vertrags- oder Schadenbezug. Ist er eindeutig und erfüllt der Eingang die vereinbarten Bedingungen, wird das Dokument dem vorhandenen Vorgang zugeordnet.
Fehlen Angaben oder passen Merkmale nicht zusammen, erhält der Eingang einen Klärungsgrund. Die verantwortliche Stelle entscheidet über den weiteren Weg. Das ist ein erklärender Beispielablauf: Die konkreten Identifikationsmerkmale, Prüfregeln und Entscheidungskompetenzen werden für Ihren Anwendungsfall festgelegt.
Übergaben so gestalten, dass die Bearbeitung weitergeht.
Vertrags- und Schadensysteme, DMS und gegebenenfalls ERP werden in ihren jeweiligen Rollen eingebunden. Mit Ihrer IT klären wir, welche Daten GAA erhält, welche Informationen zurückgegeben werden und wie eine erfolgreiche Annahme bestätigt wird.
Auch abgelehnte Übertragungen, erneute Eingänge und nachträgliche Ergänzungen gehören zu den Testfällen. Gemeinsam wird festgelegt, wo ein Fehler sichtbar wird und wer ihn bearbeitet. So bleibt die Klärung Teil des Prozesses und wird nicht zu einer unsichtbaren Lücke zwischen zwei Systemen.
Software und laufende Bearbeitung verbinden.
GAA kombiniert geeignete Software und Partnerlösungen mit Einrichtung, Schnittstellenentwicklung, technischem Support und operativer Verarbeitung. Sie bestimmen, welche Aufgaben Ihr Team übernimmt und welche GAA ausführt. Je nach Modell können auch Hosting und Betrieb Bestandteil des Leistungsumfangs sein.
Schutzbedarf, Rollen, Datenflüsse und Qualitätskontrollen werden auf die betroffenen Informationen abgestimmt. Servicezeiten und Eskalationen sind vertragsspezifisch. Für die Kalkulation zählen insbesondere Eingangsmengen und Spitzen, Dokumentenvielfalt, Datenfelder, Klärungsaufwand, Integration und die gewünschte Aufgabenverteilung.
Den Einstieg am echten Bearbeitungsbedarf ausrichten.
Anwendungsfall auswählen
Einen Schaden- oder Serviceprozess mit Eingangskanälen, Dokumentenarten und Zielsystem abgrenzen.
Zuordnung und Klärung definieren
Identifikationsmerkmale, Prüftiefe, Ausnahmen und zuständige Stellen festlegen.
Vollständige und schwierige Fälle prüfen
Reguläre Eingänge, fehlende Merkmale, Mehrfachanlagen und erneute Übertragungen gemeinsam testen.
Ergebnisse und Betrieb abnehmen
Datenübergabe, Kontrollen, Serviceumfang und die Pflege geänderter Regeln vereinbaren.
Fragen zu Versicherungspost und Vorgangszuordnung.
Kann GAA bestehende Schaden- und Vertragssysteme ergänzen?
Ja. Die Integration richtet sich nach den verfügbaren Daten und Übergabewegen Ihrer Anwendungen. Ein Systemwechsel wird nicht pauschal vorausgesetzt.
Wer entscheidet bei unklarer Zuordnung?
Die im Prozess benannte Stelle übernimmt die Klärung. Welche Merkmale eine automatische Zuordnung erlauben und wann eine Prüfung erforderlich ist, wird vorab festgelegt.
Können auch besonders schutzbedürftige Unterlagen einbezogen werden?
Die betroffenen Dokumentenarten, Verarbeitungszwecke, Berechtigungen und Schutzmaßnahmen werden vor dem Einsatz konkret abgestimmt. Vertrauliche Beispielunterlagen werden über den dafür vereinbarten Weg ausgetauscht.
Übernimmt GAA neben der Technik auch die Bearbeitung?
Ja. Datenerfassung, definierte Klärung und Qualitätskontrolle lassen sich mit Software und Integration kombinieren. Fachliche Versicherungsentscheidungen bleiben der vereinbarten Zuständigkeit zugeordnet.