01 / Grundlagen

Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Beim ersetzenden Scannen werden Papierunterlagen so digitalisiert, dass die elektronische Fassung für die weitere Aufbewahrung und Nutzung an die Stelle des Papierdokuments treten soll. Das ist mehr als die Erzeugung einer PDF-Datei: Vorbereitung, Erfassung, Qualitätsprüfung, Integritätssicherung, Übergabe und Dokumentation müssen aufeinander abgestimmt sein.

02 / Originale aufbewahren

Dürfen Papieroriginale anschließend vernichtet werden?

Nicht pauschal. Ob eine Vernichtung zulässig ist, richtet sich insbesondere nach Dokumentenart, einschlägigen gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungspflichten, Beweisrisiken sowie gegebenenfalls spezialgesetzlichen Originalerfordernissen. Bestimmte Urkunden oder andere beweisrelevante Unterlagen können weiterhin im Original erforderlich sein. Die Entscheidung über Aufbewahrung oder Vernichtung sollte deshalb auf einer dokumentierten Bewertung und klaren Freigaberegeln beruhen.

03 / BSI TR-03138

Welche Rolle spielt die BSI TR-03138 RESISCAN?

Die Technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt Anforderungen an einen vertrauenswürdigen Scanprozess. Dazu gehören organisatorische Zuständigkeiten, Schutzbedarfsbetrachtungen, geeignete technische und personelle Maßnahmen, Qualitätssicherung und die Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung. Welche Maßnahmen konkret erforderlich sind, hängt vom Schutzbedarf und vom gewählten Verfahren ab.

04 / Qualität und Integrität

Warum sind Qualitätssicherung und Integrität so wichtig?

Fehlende Seiten, unleserliche Randnotizen oder falsch zugeordnete Dokumente können die spätere Nutzung erheblich beeinträchtigen. Deshalb müssen Scanergebnisse auf die festgelegten Qualitätsmerkmale geprüft, Abweichungen bearbeitet und die Verarbeitungsschritte dokumentiert werden. Verfahren zur Integritätssicherung und gegebenenfalls elektronische Siegel oder Zeitstempel können die Nachweisführung unterstützen. Ihr Einsatz muss zum Schutzbedarf und zum jeweiligen Nachweiskonzept passen.

05 / Projektvorbereitung

Was muss ein Unternehmen vor dem Projekt klären?

Vor Beginn sollten Dokumentenarten und Ausnahmen, Schutzbedarf, Qualitätskriterien, Aufbewahrungsfristen, Verantwortlichkeiten, Freigaben zur Vernichtung und die Anforderungen an das Zielarchiv festgelegt werden. Ebenso wichtig sind die sichere Übergabe an DMS- oder Archivsysteme, Zugriffsschutz, Wiederauffindbarkeit und eine belastbare Verfahrensdokumentation.

06 / GAA in der Praxis

Was leistet GAA?

GAA verbindet Dokumentendigitalisierung mit strukturierten Verarbeitungsprozessen, physischer und digitaler Archivierung, Softwareentwicklung, technischem Support und dem Betrieb eigener redundanter Rechenzentren. Im Rahmen eines abgestimmten Projekts können wir Unternehmen bei der Gestaltung und Umsetzung sicherer Scan- und Archivierungsprozesse unterstützen – von der Übernahme und Aufbereitung der Unterlagen über die Qualitätssicherung bis zur Übergabe in die vorgesehenen Systeme.

Unsere Erfahrung mit den Anforderungen der BSI TR-03138 sowie unsere Managementsysteme für Informationssicherheit und Qualität fließen in die Prozessgestaltung ein. Welche Nachweise und Zertifikatsumfänge für ein konkretes Projekt gelten, wird dabei transparent und auftragsbezogen geklärt.

07 / Fazit

Fazit: Erst den Prozess absichern, dann über Papiervernichtung entscheiden

Ersetzendes Scannen ist kein bloßer Scanauftrag, sondern ein Zusammenspiel aus Recht, Organisation, Technik und Qualitätssicherung. Wer Originale reduzieren möchte, sollte deshalb zuerst die Voraussetzungen und Ausnahmen klären – und erst anschließend die Vernichtung freigeben.

Sie möchten Ihre Papierarchive digitalisieren oder bestehende Scanprozesse überprüfen? Sprechen Sie mit GAA über ein auf Ihre Dokumente, Schutzanforderungen und IT-Landschaft abgestimmtes Vorgehen.

Weiterführende Informationen: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – Technische Richtlinie TR-03138 RESISCAN.