GAA Journal · Praxiswissen

Die Lohnabrechnung läuft digital, doch die zugehörigen Nachweise liegen noch in Ordnern oder einzelnen E-Mail-Postfächern? Für HR und Lohnbuchhaltung wird es Zeit, diese Ablage zu ordnen: Am 31. Dezember 2026 endet die befristete Befreiungsmöglichkeit für elektronische Entgeltunterlagen.

Wer die Umstellung jetzt plant, kann Dokumentenarten, Zuständigkeiten und technische Übergaben vor dem Jahreswechsel klären. Entscheidend ist, welche Nachweise betroffen sind und wie sie im Alltag vollständig zur richtigen Person gelangen.

1. Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Die Pflicht besteht bereits seit dem 1. Januar 2022. § 8 Absatz 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) nennt die Unterlagen, die elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Nach Absatz 3 müssen zuständige Stellen oder Beschäftigte diese grundsätzlich elektronisch bereitstellen, soweit sie nicht bereits elektronisch aus der Arbeitgeberabrechnung entnommen werden können.

Arbeitgeber können sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung bis zum 31. Dezember 2026 von der elektronischen Führung befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet mit dem Jahreswechsel. Wer bislang eine entsprechende Befreiung nutzt, muss die betroffenen Unterlagen spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch führen. Ohne bewilligte Befreiung gilt die Pflicht bereits heute. Das erläutert auch die Deutsche Rentenversicherung.

2. Welche Dokumente Sie erfassen sollten

Erstellen Sie mit Ihrer Lohnbuchhaltung eine Übersicht der tatsächlich vorkommenden Nachweise. § 8 Absatz 2 BVV nennt beispielsweise:

• Unterlagen, die eine Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht belegen;
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs einschließlich dokumentiertem Eingangstag;
• Erklärungen geringfügig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen;
• Kopien der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz;
• Nachweise zur Elterneigenschaft und zur Zahl der berücksichtigungsfähigen Kinder für die Pflegeversicherung;
• Arbeitszeitaufzeichnungen, soweit sie nach den dort genannten Vorschriften des Mindestlohngesetzes oder Arbeitnehmer-Entsendegesetzes erforderlich sind.

Die Auswahl ist nicht abschließend. Ordnen Sie jeder relevanten Dokumentenart eine verantwortliche Stelle, den Eingangskanal und den vorgesehenen Ablageort zu. So erkennen Sie, welche Nachweise bereits im Abrechnungssystem vorliegen und welche zusätzlich organisiert werden müssen.

3. Was mit Altakten und Originalen geschieht

Ein pauschaler Scan aller historischen Personalakten ist aus dieser Umstellung nicht abzuleiten. Nach den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV, Ziffer 2.1, kommt es auf neue Tatbestände und Ereignisse an. Bei bewilligter Befreiung bis Ende 2026 betrifft das spätestens die Ereignisse ab 1. Januar 2027; eine rückwirkende elektronische Führung für die Zeit davor ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.

Die elektronische Ablage erlaubt außerdem keine pauschale Vernichtung von Papieroriginalen. Für unterschriftsbedürftige Erklärungen und Anträge enthalten die Grundsätze besondere Vorgaben. Ein einfacher Scan ersetzt diese Anforderungen nicht; gegebenenfalls muss das unterschriebene Original zusätzlich aufbewahrt werden. Legen Sie deshalb vor einer Vernichtung dokumentenbezogen fest, welche Originale erhalten bleiben müssen.

4. Ihre Checkliste für die Umstellung

1. Ausgangslage klären. Prüfen Sie, ob und bis wann eine Befreiung bewilligt wurde. Benennen Sie eine Person, die HR, Lohnbuchhaltung, IT und gegebenenfalls den Abrechnungsdienstleister zusammenführt.
2. Eingänge regeln. Legen Sie fest, wie neue Nachweise eingehen, wer fehlende Unterlagen nachfordert und wer Papierdokumente bei Bedarf digitalisiert. Ein persönliches E-Mail-Postfach sollte nicht die einzige Ablage bleiben.
3. Zuordnung festlegen. Verwenden Sie ein einheitliches Schema für Person, Dokumentenart und Zeitraum. Bei einer Anforderung muss jeder Nachweis als eigene Datei bereitgestellt werden können; ein Gesamtscan vieler verschiedener Unterlagen reicht dafür nicht.
4. Qualität und Zugriff prüfen. Kontrollieren Sie Vollständigkeit und Lesbarkeit. Stimmen Sie Zugriffsrechte und Vertretungen ab und testen Sie, ob die zuständigen Personen benötigte Unterlagen wiederfinden und bereitstellen können.
5. Einen Musterfall durchspielen. Testen Sie vor dem Jahreswechsel den Weg vom Eingang eines neuen Nachweises über die Zuordnung bis zur Bereitstellung. Dokumentieren Sie offene Punkte und vereinbaren Sie deren Bearbeitung.

Ein hilfreicher interner Test: Eine vertretende Person sucht einen bestimmten Nachweis, ohne den bisherigen Sachbearbeiter zu fragen. Gelingt das zuverlässig, ist die neue Ablage auch im Tagesgeschäft nutzbar. Prüfen Sie dabei ebenso, ob ein korrigiertes oder ergänztes Dokument eindeutig zugeordnet bleibt.

Fachlicher Stand: 23. Oktober 2026.