Was ist GoBD Konformität?
Sämtliche Belege Ihres Unternehmens müssen ordnungsgemäß erfasst, dokumentiert und aufbewahrt werden. Dies muss nachvollziehbar, vollständig, nachprüfbar, zeitgerecht, unverfälscht und geordnet geschehen.
Ist Ihr Unternehmen GoBD konform?
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So werden Sie zum Streber bei der Betriebsprüfung.
Von A wie Archivierung bis V wie Verfahrensdokumentation.
Im Zeitalter der Digitalisierung sind moderne Informationstechnologien längst zu einem festen Bestandteil der Arbeitswelt geworden, so auch in der Buchführung. Smarte IT-Services erleichtern das betriebliche Rechnungswesen und die Belegorganisation enorm. Es gibt nur einen Haken: Die sogenannten GoBD machen die sorgfältige Dokumentation sämtlicher Belege und verwendeter IT-Prozesse zur Voraussetzung – andernfalls winken saftige Steuernachzahlungen.
Alles an Ort und Stelle
Die elektronische Buchführung – ein wahrer Helfer im Berufsalltag! Doch neue Technologien bringen ebenso Herausforderungen mit sich. Aufgrund der erhöhten Datenkomplexität könnten Belege beispielsweise einfacher verfälscht oder gar vernichtet werden. Damit dies nicht passiert, hat die Finanzverwaltung bereits im Jahr 2014 mit den GoBD strenge Regelungen für eine korrekte elektronische Buchführung erlassen.
Was ist die GoBD?
GoBD ist eine Abkürzung und steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese verfolgen den Zweck, im digitalen Zeitalter klare Anforderungen an eine korrekte Buchführung festzulegen und beinhalten dementsprechend genauste Regeln, wie Belege erfasst, dokumentiert und archiviert werden müssen.
Welche Dokumente betrifft die GoBD?
Gemäß § 147 Abs. 1 AO betrifft das unter anderem:
- Bücher
- Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Geschäfts- und Handelsbriefe sowie
- Buchungsbelege (eingehende/ausgehende Belege, Eingangsrechnungen)
Je nach Unternehmensstruktur können auch weitere Daten relevant sein. Wenden Sie sich daher an uns!
Was versteht man unter der Verfahrensdokumentation?
Bei der GoBD ist ein Bereich besonders wichtig: Die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht. In der Verfahrensdokumentation müssen sämtliche Prozesse und Systeme, die mit der Buchführung zusammenhängen, schriftlich dargestellt werden. Eine bloße Aneinanderreihung der Informationen reicht da nicht aus. Detailarbeit ist gefragt!
Die Grundsätze der GoBD verlangen:
- Nachvollziehbarkeit
- Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- korrekte und zeitgerechte Aufzeichnung
- sowie Ordnung.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation vorweisen können?
Wer denkt, sich den Aufwand sparen zu können, wird enttäuscht. Ganz gleich ob Freiberufler, Kleinunternehmen oder Mittelständler – alle steuerpflichtigen Unternehmensformen stehen in der Pflicht.
Informationen zur GoBD-konformen Archivierung
Laut GoBD-Verordnung sind Unternehmen dazu verpflichtet, sämtliche steuerlich relevanten Daten aufzubewahren, um eine GoBD-konforme Archivierung zu gewährleisten. Und das in der Regel für 10 Jahre.
Nicht nur Papierbelege zählen hierunter, sondern auch jegliche Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen oder elektronischen Dokumenten, die darlegen, dass die Vorschriften der GoBD beachtet wurden. Nachträgliche Korrekturen sind nicht gestattet, die Unterlagen müssen unveränderbar verwahrt werden.
Was passiert, wenn ich mich nicht an die GoBD halte?
Die GoBD sind zwar kein Gesetz und doch unvermeidbar. Wer sich nicht an sie hält oder Fehler übersieht, muss bei einer Betriebsprüfung bangen, ob das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft. Die Folge: Der Betriebsprüfer müsste den Gewinn schätzen und Nachzahlungen sowie Zinsen, gegebenenfalls auch Strafzahlungen, blieben nicht aus.
Übrigens: GoBD-Konformität kann nicht rückwirkend umgesetzt werden.
So helfen wir Ihnen bei der GoBD Konformität
Klingt nach viel internem Aufwand, aber keine Sorge: GAA unterstützt Sie bei der Erstellung Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation als auch bei der Archivierung. Gemeinsam begutachten wir Ihre Unternehmensprozesse, machen potenzielle Schwachstellen Ihrer jetzigen Verfahrensdokumentation ausfindig, beraten Sie zur Prozessoptimierung und stellen ein GoBD-konformes Konzept auf die Beine. Als Experten für Dokumentenmanagement ist die Archivierung Ihrer Daten für uns ein Kinderspiel. Für garantierte Sicherheit bei der Betriebsprüfung – ganz ohne Steuernachzahlungen.
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