Was ist Intelligent Document Processing?

Intelligent Document Processing – kurz IDP – bezeichnet die automatisierte Verarbeitung und Interpretation von Dokumenten mithilfe verschiedener Technologien wie OCR, maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz.

Im Gegensatz zu einer reinen Texterkennung soll dabei nicht nur erkannt werden, was auf einem Dokument steht, sondern auch, um welche Art von Dokument es sich handelt und welche Informationen für den jeweiligen Geschäftsprozess relevant sind.

IDP kann deshalb insbesondere bei großen und heterogenen Dokumentenmengen sinnvoll sein.

E-Rechnung automatisch verarbeiten

Elektronische Rechnungen verändern den klassischen Rechnungseingang.

Formate wie XRechnung und ZUGFeRD enthalten strukturierte Rechnungsinformationen, die von geeigneten Systemen automatisiert verarbeitet werden können.

Eine automatisierte E-Rechnungsverarbeitung kann beispielsweise folgende Schritte umfassen:

Empfang der Rechnung, Erkennung des Rechnungsformats, Extraktion strukturierter Daten, technische Verarbeitung, Erzeugung einer für Anwender geeigneten Darstellung sowie Übergabe von Rechnung und Daten an nachgelagerte Systeme.

Dabei muss zwischen strukturierten elektronischen Rechnungen und klassischen PDF-Rechnungen unterschieden werden.

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für elektronische Rechnungen.

Bei einer XRechnung werden Rechnungsinformationen in strukturierter Form übertragen. ZUGFeRD verbindet – abhängig von der verwendeten Ausprägung – strukturierte Rechnungsdaten mit einem PDF-Dokument.

Für Unternehmen besteht die Herausforderung deshalb nicht nur darin, E-Rechnungen zu empfangen, sondern sie zuverlässig in bestehende Rechnungs-, ERP- oder Dokumentenprozesse zu integrieren.

Rechnungsverarbeitung automatisieren

Auch klassische Rechnungsprozesse können automatisiert werden.

Bei PDF- oder gescannten Rechnungen können beispielsweise Rechnungsinformationen ausgelesen und strukturiert bereitgestellt werden.

Bei elektronischen Rechnungen können vorhandene strukturierte Informationen direkt übernommen werden.

Ziel ist in beiden Fällen, manuelle Erfassung zu reduzieren und Rechnungsinformationen möglichst strukturiert an die nachfolgenden Prozesse zu übergeben.

Dokumentenmanagement und ECM

Nach der Digitalisierung müssen Dokumente weiterhin auffindbar, strukturiert und kontrolliert verwaltet werden.

Dokumentenmanagementsysteme – DMS – und Enterprise-Content-Management-Systeme – ECM – unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente und Informationen strukturiert zu speichern und in Geschäftsprozesse einzubinden.

GAA unterstützt neben der Dokumentenverarbeitung auch bei Dokumentenmanagement, ECM und Archivmigrationen.

Damit kann die Digitalisierung nicht am Scan enden, sondern in einen durchgängigen digitalen Dokumentenprozess überführt werden.

Archivdigitalisierung und Archivmigration

Bestehende Papierarchive und digitale Archive stellen Unternehmen häufig vor unterschiedliche Herausforderungen.

Bei einer Archivdigitalisierung werden physische Bestände digitalisiert.

Bei einer Archivmigration werden bereits digitale Dokumente und Informationen aus einem bestehenden System in eine neue Umgebung übertragen.

Vor einer Migration müssen insbesondere Dokumente, Metadaten, Strukturen, Zuordnungen, Datenformate und Anforderungen des Zielsystems betrachtet werden.

Gerade bei langjährig gewachsenen Archiven sollte deshalb zunächst analysiert werden, welche Informationen tatsächlich übernommen werden müssen.

Für welche Unternehmen lohnt sich die Automatisierung von Dokumentenprozessen?

Die Automatisierung lohnt sich insbesondere dort, wo regelmäßig größere Dokumentenmengen verarbeitet werden oder manuelle Tätigkeiten einen erheblichen Anteil des Prozesses ausmachen.

Typische Einsatzbereiche finden sich beispielsweise im Rechnungseingang, Vertragsmanagement, Posteingang, Kundenservice, Archiv, Schadenmanagement oder in Fachabteilungen mit hohen Dokumentenmengen.

Besonders relevant werden automatisierte Dokumentenprozesse außerdem dann, wenn Dokumente schnell verarbeitet, nachvollziehbar zugeordnet oder an unterschiedliche Unternehmenssysteme übergeben werden müssen.

Datenschutz und Informationssicherheit bei der Dokumentendigitalisierung

Bei der Verarbeitung von Unternehmensdokumenten können vertrauliche, personenbezogene oder besonders schützenswerte Informationen verarbeitet werden.

Informationssicherheit muss deshalb bereits bei der Gestaltung des Dokumentenprozesses berücksichtigt werden.

Dazu gehören unter anderem definierte Zugriffsberechtigungen, sichere Übertragungswege, nachvollziehbare Prozesse, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sowie klar geregelte Verantwortlichkeiten.

GAA verfügt über etablierte Management- und Sicherheitsstrukturen und ist unter anderem nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert. Für entsprechende Digitalisierungsprozesse spielen darüber hinaus Anforderungen wie TR-03138 RESISCAN eine Rolle.

Warum Dokumentenprozesse auslagern?

Die Auslagerung eignet sich insbesondere dann, wenn ein Unternehmen die hierfür benötigte Infrastruktur, Personalressourcen oder Spezialisierung nicht dauerhaft selbst vorhalten möchte.

Ein externer Dokumentendienstleister kann standardisierte Verarbeitungsschritte zentral durchführen und definierte Ergebnisse an das Unternehmen zurückgeben.

Dabei sollte Outsourcing nicht bedeuten, dass der Kunde die Kontrolle über seinen Prozess verliert.

Vor Projektbeginn sollten deshalb insbesondere Verantwortlichkeiten, Datenübergaben, Qualitätsanforderungen, Service-Level, Informationssicherheit und mögliche Fehlerprozesse eindeutig geregelt werden.

Dokumentenprozesse mit GAA digitalisieren

GAA unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung, Automatisierung und Verarbeitung geschäftlicher Dokumente.

Von der eingehenden Papierpost über elektronische Dokumente und Rechnungen bis zur automatischen Datenerfassung und Übergabe an bestehende Systeme können Prozesse individuell aufgebaut werden.

Dabei steht nicht eine einzelne Software im Mittelpunkt, sondern die Frage:

Wie gelangen Dokumente und die darin enthaltenen Informationen möglichst sicher, effizient und strukturiert vom Eingang bis in den richtigen Geschäftsprozess?

Sie möchten Ihren Posteingang digitalisieren, Aktenbestände scannen, Rechnungen automatisieren oder Dokumentendaten automatisch erfassen?

Sprechen Sie mit uns über Ihren bestehenden Dokumentenprozess. Wir analysieren gemeinsam, welche Verarbeitungsschritte sinnvoll digitalisiert oder automatisiert werden können.