FAQ

Fragen, die uns häufig gestellt werden

Was kostet das einfache Scannen von Dokumenten ohne zusätzlichen Workflow?

Die Kosten im Bereich Scandienstleistung sind variabel und richten sich nach der vorgegebenen Aufgabenstellung sowie den zu digitalisierenden Papierqualitäten. Zum Beispiel müssen wir mit historischen Dokumenten mit besonderer Vorsicht und Sorgfalt umgehen. In unserer kostenfreien Kundenberatung zeigen wir Ihnen die Unterschiede auf und lassen Ihnen in kürzester Zeit ein maßgeschneidertes Angebot zukommen.

Was kostet das physische Einlagern?

Mit der Einlagerung werden oft viele unserer Services verbunden. Besteht der Wunsch unseres Kunden, Ordner und Akten in einem Archiv auszulagern, schicken wir Ihnen unsere ausgebildeten Archivkräfte, die die zu archivierenden Unterlagen vor Ort verpacken und deren Übernahme protokollieren. Durch datenschutzsichere Transportfahrten durch das GAA-Logistikteam gelangen ihre Daten in unsere Hochsicherheitsarchive. Unser Vertrieb hält immer die richtige Lösung bereit: In einem kurzen Gespräch erklären wir die Parameter zur Bemessung der Preise für eine hochsichere Einlagerung von Dokumenten mit Ihnen ab und übermitteln Ihnen im Anschluss ein fundiertes Angebot.

Führen Sie auch Datenerfassungen durch?

Mit der von uns eingesetzten KI-gestützten Software erfassen wir Daten in kürzester Zeit. In unserem Hause sind der Datenerfassung keine Grenzen gesetzt. Wir erfassen alle Begriffe und Beleginformationen, die Sie benötigen, um Ihre digitalen Dokumente schnell und komfortabel wiederzufinden.

Wie gestaltet sich ist der Gesamtprozess?

Wir betreuen und beraten unseren Kunden kompetent und zielgerichtet mit innovativen, flexiblen, zeitgemäßen und wirtschaftlichen Lösungen. Sie wünschen eine Beratung zur Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse? Dann kontaktieren Sie uns. Unsere Beratungsleistungen bieten wir dienstleistungsunabhängig an.

Holen Sie Dokumente auch ab?

Unser Transportservice steht unseren Kunden jederzeit zur Verfügung. Ob Anlieferung der bereits gescannten Dokumente oder tägliche Abholung Ihrer Post. Wir sorgen dafür, dass Sie sorglos umsorgt sind.

Müssen die Unterlagen durch den Kunden vorsortiert werden?

Nein. Eine Vorsortierung ist nicht notwendig. Wir besprechen mit Ihnen gerne dezidiert die wichtigsten Parameter und führen Sortierarbeiten im Rahmen unserer scantechnischen Belegvorbereitung durch.

Müssen die Unterlagen zum Scannen durch den Kunden (scantechnisch) vorbereitet werden?

Nein. Mit dem Einsetzen der GAA-Lösungen erhalten Sie ein Rundum-sorglos-Paket. Eine scantechnische Vorbereitung ist nicht notwendig. Wir besprechen mit Ihnen gerne dezidiert die wichtigsten Parameter.

Wie sind die gesetzlichen Vorgaben zum Scannen?

Wir bieten Ihnen das ersetzende Scannen für volle Rechtssicherheit an.
Beim ersetzenden Scannen entstehen digitale Dokumente, die inhaltlich und bildlich mit Ihren gedruckten Originalen übereinstimmen. Sie haben die gleiche Beweiskraft wie die Papierversionen und fließen später in der digitalen Archivierung zusammen.

Revisionssicher und medienbruchfrei: Durch die Verbindung von Scan-Lösung, qualifizierter elektronischer Massensignatur und Beweiswerterhaltung, kann GAA eine Übernahme papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement garantieren.

GAA ist in der Lage, die Vertrauenswürdigkeit elektronisch gespeicherter Dokumente über lange Zeiträume zu erhalten. Spätestens nach Ablauf der Gültigkeit sind die Daten mit einer neuen qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen (SigV). Die signierten Dokumente werden automatisch wieder in ELO aktualisiert.

Die Beweisbarkeit und Chronologie der Archivierungszeitpunkte wird mit den GAA-Lösungen gewährleistet.

Unsere Beratungsleistungen zum rechtssicheren Scannen:
– Einstiegs-Informationsworkshop
– Verfahrensdokumentation (Prozessdarstellung)
– Sicherheitskonzept, Schutzbedarfsanalyse
– Begleitung bei der Einführung (Organisation Posteingang, Einarbeitung Mitarbeiter)

Und bestenfalls:

– Übernahme und Produktivsetzung des Prozesses, damit Sie einen leistungsstarken Partner an Ihrer Seite haben.

Erfüllt GAA die Anforderungen an den Datenschutz?

Höchste Sicherheit für die Daten unserer Kunden – dafür stehen wir mit unserem Namen.

Wie gestalten Sie einen digitalen Workflow?

Ganz nach Ihren Wünschen und Vorstellungen. Mit Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems ELO haben wir besonders flexible Möglichkeiten und können Workflows ganz nach den Wünschen unserer Kunden abbilden. Durch die modulare Erweiterung können wir Ihnen ein maßgeschneidertes Enterprise-Content-Management-System anbieten.

Bei der Erstellung der Workflows und deren Einbindung in Ihre Systemumgebung stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Seite. Mit unserer langjährigen Erfahrung schaffen wir moderne, verschlankte Prozesse und erreichen damit eine hohe Effizienz, Kostenersparnis und freie Ressourcen bei unseren Kunden.

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