FAQ

Die Kosten im Bereich Scandienstleistung sind variabel und richten sich nach der vorgegebenen Aufgabenstellung sowie den zu digitalisierenden Papierqualitäten. Zum Beispiel müssen wir mit historischen Dokumenten mit besonderer Vorsicht und Sorgfalt umgehen. In unserer kostenfreien Kundenberatung zeigen wir Ihnen die Unterschiede auf und lassen Ihnen in kürzester Zeit ein maßgeschneidertes Angebot zukommen.

Informationssicherheit und Qualität sind Bestandteil unseres Managementsystems.

GAA verfügt unter anderem über Zertifizierungen nach:

ISO/IEC 27001 – Informationssicherheitsmanagement

und

ISO 9001 – Qualitätsmanagement.

Darüber hinaus werden abhängig von der jeweiligen Dienstleistung zusätzliche regulatorische, technische und organisatorische Anforderungen berücksichtigt. Auch eine IDW PS 951 Prüfung wird jährlich durchgeführt.

Für Kundenprüfungen stellen wir die jeweils relevanten Nachweise im vereinbarten Umfang zur Verfügung.

Mit der Einlagerung werden oft viele unserer Services verbunden. Besteht der Wunsch unseres Kunden, Ordner und Akten in einem Archiv auszulagern, schicken wir Ihnen unsere ausgebildeten Archivkräfte, die die zu archivierenden Unterlagen vor Ort verpacken und deren Übernahme protokollieren. Durch datenschutzsichere Transportfahrten durch das GAA-Logistikteam gelangen ihre Daten in unsere Hochsicherheitsarchive. Unser Vertrieb hält immer die richtige Lösung bereit: In einem kurzen Gespräch erklären wir die Parameter zur Bemessung der Preise für eine hochsichere Einlagerung von Dokumenten mit Ihnen ab und übermitteln Ihnen im Anschluss ein fundiertes Angebot.

Mit der von uns eingesetzten KI-gestützten Software erfassen wir Daten in kürzester Zeit. In unserem Hause sind der Datenerfassung keine Grenzen gesetzt. Wir erfassen alle Begriffe und Beleginformationen, die Sie benötigen, um Ihre digitalen Dokumente schnell und komfortabel wiederzufinden.

Wir betreuen und beraten unseren Kunden kompetent und zielgerichtet mit innovativen, flexiblen, zeitgemäßen und wirtschaftlichen Lösungen. Sie wünschen eine Beratung zur Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse? Dann kontaktieren Sie uns. Unsere Beratungsleistungen bieten wir dienstleistungsunabhängig an.

Unser Transportservice steht unseren Kunden jederzeit zur Verfügung. Ob Anlieferung der bereits gescannten Dokumente oder tägliche Abholung Ihrer Post. Wir sorgen dafür, dass Sie sorglos umsorgt sind.

Nein. Eine Vorsortierung ist nicht notwendig. Wir besprechen mit Ihnen gerne dezidiert die wichtigsten Parameter und führen Sortierarbeiten im Rahmen unserer scantechnischen Belegvorbereitung durch.

Nein. In vielen Projekten ergänzt GAA die bereits vorhandene IT-Landschaft.

Unsere Lösungen können als intelligente Eingangsschicht zwischen den verschiedenen Eingangskanälen und Ihren bestehenden Fach-, ERP-, DMS- oder ECM-Systemen eingesetzt werden.

Ziel ist deshalb nicht, funktionierende Systeme zu ersetzen, sondern Dokumente und Informationen so aufzubereiten, dass sie automatisiert im richtigen System und Prozess ankommen.

Wir bieten Ihnen das ersetzende Scannen für volle Rechtssicherheit an.
Beim ersetzenden Scannen entstehen digitale Dokumente, die inhaltlich und bildlich mit Ihren gedruckten Originalen übereinstimmen. Sie haben die gleiche Beweiskraft wie die Papierversionen und fließen später in der digitalen Archivierung zusammen.

Revisionssicher und medienbruchfrei: Durch die Verbindung von Scan-Lösung, qualifizierter elektronischer Massensignatur und Beweiswerterhaltung, kann GAA eine Übernahme papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement garantieren.

GAA ist in der Lage, die Vertrauenswürdigkeit elektronisch gespeicherter Dokumente über lange Zeiträume zu erhalten. Spätestens nach Ablauf der Gültigkeit sind die Daten mit einer neuen qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen (SigV). Die signierten Dokumente werden automatisch wieder in ELO aktualisiert.

Die Beweisbarkeit und Chronologie der Archivierungszeitpunkte wird mit den GAA-Lösungen gewährleistet.

Unsere Beratungsleistungen zum rechtssicheren Scannen:
– Einstiegs-Informationsworkshop
– Verfahrensdokumentation (Prozessdarstellung)
– Sicherheitskonzept, Schutzbedarfsanalyse
– Begleitung bei der Einführung (Organisation Posteingang, Einarbeitung Mitarbeiter)

Und bestenfalls:

– Übernahme und Produktivsetzung des Prozesses, damit Sie einen leistungsstarken Partner an Ihrer Seite haben.

GAA nutzt KI dort, wo sie einen messbaren Mehrwert innerhalb dokumentenbasierter Prozesse bietet.

Mögliche Einsatzgebiete sind beispielsweise:

• Erkennung von Dokumentarten,
• Klassifizierung,
• Extraktion relevanter Informationen,
• Unterstützung bei Zuordnungsentscheidungen,
• Erkennung von Zusammenhängen und
• Automatisierung nachgelagerter Prozessschritte.

Welche KI-Verfahren eingesetzt werden und welche Entscheidungen automatisiert erfolgen dürfen, wird abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall festgelegt.

Kundendaten werden ausschließlich im Rahmen des vereinbarten Verarbeitungszwecks verarbeitet.

Eine darüber hinausgehende Verwendung von Kundendaten – insbesondere zur Entwicklung oder zum allgemeinen Training von KI-Modellen – darf nicht stillschweigend erfolgen, sondern müsste ausdrücklich technisch, datenschutzrechtlich und vertraglich geregelt sein.

Bei KI-Projekten legen wir deshalb transparent fest, welche Systeme Daten verarbeiten und zu welchem Zweck diese Verarbeitung erfolgt.

GAA übernimmt Dokumente aus unterschiedlichen Eingangskanälen – beispielsweise Papierpost, E-Mail, PDF, E-Rechnung oder anderen digitalen Quellen. Die Dokumente werden entsprechend dem vereinbarten Prozess digitalisiert bzw. übernommen, klassifiziert und relevante Informationen werden erfasst.

Anschließend können die Dokumente und Daten geprüft, Geschäftsvorgängen zugeordnet und automatisiert an die zuständigen Fachbereiche oder nachgelagerten Systeme wie DMS-, ECM-, ERP- oder Fachanwendungen übergeben werden.

Dabei wird für jeden Kunden ein individueller Verarbeitungsprozess definiert.

GAA automatisiert insbesondere dokumentenbasierte Prozesse. Dazu gehören beispielsweise:

• digitaler Posteingang,
• Klassifizierung von Dokumenten,
• Datenerfassung und Datenextraktion,
• Rechnungsverarbeitung,
• E-Rechnungsverarbeitung,
• Zuordnung von Dokumenten zu Vorgängen,
• Übergabe an ERP-, DMS- und Fachsysteme,
• regelbasierte Prüfungen,
• Freigabe- und Bearbeitungsworkflows sowie
• Archivierungsprozesse.

Automatisierung bedeutet dabei nicht zwangsläufig, dass jeder Vorgang vollständig ohne menschliche Prüfung verarbeitet werden muss. Gemeinsam mit dem Kunden wird festgelegt, welche Prozessschritte automatisiert und an welchen Stellen menschliche Kontrollmechanismen eingesetzt werden.

GAA ist grundsätzlich systemoffen und kann Dokumente und Daten an bestehende ERP-, DMS-, ECM- und Fachanwendungen übergeben.

Abhängig vom Zielsystem können unter anderem APIs, Schnittstellen, Dateischnittstellen oder andere definierte Übergabeverfahren eingesetzt werden.

Dadurch können beispielsweise Systeme aus den Bereichen SAP, Microsoft, ELO und weitere kundenspezifische Fachanwendungen in einen Verarbeitungsprozess eingebunden werden.

Vor Projektbeginn prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, welche Anbindung für Ihre bestehende IT-Landschaft sinnvoll ist.

Automatisierung muss auch mit Ausnahmefällen umgehen können.

Kann ein Dokument aufgrund seines Formats, fehlender Informationen, geringer Erkennungssicherheit oder anderer Besonderheiten nicht entsprechend dem definierten Prozess automatisiert verarbeitet werden, wird der vereinbarte Ausnahmeprozess angewendet.

Das kann beispielsweise eine manuelle Prüfung, Nachbearbeitung, Rückweisung oder Übergabe an einen definierten Bearbeiter umfassen.

Welche Fälle automatisch verarbeitet und welche einer gesonderten Behandlung zugeführt werden, wird bereits während der Prozesskonzeption festgelegt